🔉Встречайте, новый гайд!

После открытия Финансового офиса мы получили значительное количество вопросов о том, где и как теперь можно получить и подписать авансовый отчет на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг.

Чтобы ответить на все (ну или на почти все) из них мы описали новый порядок работы с авансовыми отчетами на возмещение затрат в специальном гайде.

❓Мы постарались сделать процесс максимально прозрачным и удобным, но, если у Вас остались вопросы и предложения, пожалуйста напишите нам на finance@itmo.ru или оставьте обратную связь через Центр поддержки.

Спойлер: теперь подписанные авансовые отчеты на возмещение затрат можно направлять в Финансовый офис через сервис доставки документов, организованный коллегами из Офиса поддержки сотрудников.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 23 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 12.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 14.05.2025 15:00

Важные новости по программе "Приоритет-2030"

В связи с законодательными изменениями и в соответствии с условиями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии в целях участия в программе «Приоритет-2030» на 2025 год подготовлены изменения в типовые формулировки, включаемые в проекты договоров, финансируемых за счет средств данного источника.

✏️ В частности, в договорах должен быть указан номер ИГК, реквизиты лицевого счета Университета, на который поступают средства гранта, цель закупки, а также ряд дополнительных обязанностей и согласий контрагента.

✅При заключении договоров с единственным поставщиком рекомендуется использовать универсальные шаблоны, разработанные Юридическим управлением, которые уже содержат все перечисленные условия.

✅В случае заключения договоров по форме контрагента необходимо включать в них обязательные условия в соответствии с гайдом, подготовленным Управлением закупочной логистики.

Также Управлением закупочной логистики обновлены типовые формы договоров, заключаемых по результатам открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений). Теперь они также содержат все необходимые условия.

❗️Обращаем внимание, что перечисленные условия применимы только к договорам, не предусматривающим авансирование. По общему правилу, авансирование за счет средств программы «Приоритет-2030» не осуществляется. Более подробные сведения также отражены в гайде Управления закупочной логистики.

Изменения в порядок передачи документов главному бухгалтеру

С 21 мая 2025 года в связи с завершением переезда бухгалтерии в корпус на ул. Чайковского:

⚡️документы на подпись (проверку) главному бухгалтеру передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️документы, подписанные (проверенные) главным бухгалтером, возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

❗️Важно: для «бесшовного» перехода к новому порядку взаимодействия по-прежнему сохраняется возможность предоставления документов непосредственно в кабинет главного бухгалтера (пом. 1314).
⚡️При этом, такие документы также будут возвращаться через почтовый стеллаж Финансового офиса.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 27.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 30.05.2025 15:00

Продолжаем рассказывать о сервисах Департамента экономики и финансов, доступных в Финансовом офисе

📄 Платежные поручения, требующиеся для предоставления контрагенту или в государственный орган подтверждения факта осуществления Университетом определенного платежа, можно получить как в бумажном, так и в электронном виде

Как воспользоваться сервисом?

✔️Запросить платежное поручение:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪направив электронный запрос

✔️Если запрошен электронный документ - дождаться его получения по электронной почте

✔️Если запрошен документ в бумажном виде - получить его в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 11.06.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.06.2025 18:00

❗️Важное дополнение от финансовых служб Университета к срокам предоставления документов: с учетом предстоящих праздничных дней рекомендуется заблаговременно предоставлять документы для осуществления выплат работникам в ПФУ, ФЭУ НИР (по возможности не позднее 10 июня 2025 года включительно).

Новости Финансового офиса

💰 Рады сообщить, что с 18 июня 2025 года Финансовый офис начинает принимать документы для назначения выплат работникам.

Теперь в Финансовый офис можно передать сформированные в приложении «Конструктор документов по оплате труда» проекты дополнительных соглашений к трудовым договорам и приказов о назначении выплат.

Для того, чтобы было проще сориентироваться в изменениях, мы подготовили короткий гайд.

ℹ️Важно:

📌Каждые две недели мы публикуем в этом телеграм-канале информацию о сроках предоставления документов для назначения выплат. Для того, чтобы коллеги смогли своевременно получить назначенные им выплаты, просим предоставлять документы с соблюдением установленных сроков.

📌Финансовый офис не сопровождает процесс назначения выплат работникам за счет "средств науки" (такие документы по-прежнему передаются в ФЭУ НИР)

✨Встречаемся в 1240!

Рассказываем, как мы с коллегами из Планово-финансового управления постарались сделать процесс назначения выплат чуть удобнее и проще

1️⃣Все поступающие в Финансовый офис документы регистрируются, на электронную почту заявителя поступает подтверждение

2️⃣После успешной проверки Планово-финансовым управлением проекта приказа о назначении выплаты, зарегистрированного Финансовым офисом, заявителю поступает уведомление

3️⃣В случае наличия в документах недостатков коллеги из ПФУ/Финансового офиса проинформируют Вас об этом (контактные данные для связи рекомендуется оставлять при передаче документов)

🔵 И еще из полезных новшеств: подписание дополнительных соглашений о назначении выплат работникам со стороны Университета (если подписант - ректор, проректор, финансовый директор, директор по стратегическим коммуникациям) может быть обеспечено Финансовым офисом*

* При условии предоставления проектов документов в Финансовый офис в установленные сроки (публикуются в нашем телеграм-канале каждые две недели)

🔵На всякий случай напоминаем, что Финансовый офис не сопровождает документы для выплат работникам, осуществляемых за счет «Средств науки»

✨Встречаемся в 1240!

🔉Изменения в законодательстве о закупках

С 19 июня 2025 года изменен порядок предоставления национального режима при осуществлении закупок товаров, работ, услуг

Национальный режим – это система установленных Правительством Российской Федерации запретов и ограничений в отношении закупок определенных товаров иностранного производства, работ, выполняемых и услуг, оказываемых иностранными лицами, а также преимуществ, предоставляемых российским товарам и организациям

Основные изменения:

🔜 расширен перечень товаров, в отношении которых установлен запрет на приобретение продукции иностранного производства (в данной части изменения вступают в силу 1 июля 2025 года)

🔜 введены дополнительные основания, при наличии которых запрет, ограничение и преимущество могут не применяться (например, в случае поставки товара по индивидуальному заказу на основании договора подряда, а также в случае, если поставка конкретного товара предусмотрена договором, по которому Университет выступает исполнителем)

🔜 предусмотрены особые правила для закупок, осуществляемых в рамках государственного оборонного заказа. В частности, установлен, по общему правилу, запрет на поставку любых товаров иностранного производства и оказание любых услуг иностранными лицами (при этом определены также конкретные случаи, в которых он может не применяться)

Со всеми изменениями в требования национального режима можно ознакомиться в новом гайде, подготовленном Отделом организационно-правового обеспечения прокьюремента

Предусмотренные гайдом формы служебных записок также доступны в редактируемом формате

🆘 Для получения консультации по вопросам применения национального режима можно обратиться в Офис закупок по электронной почте или через портал поддержки

✨Встречаемся в 1240!

Дирекцией программ развития совместно с ДЭиФ и ДРС подготовлен календарь предельных сроков оформления документов по программе «Приоритет-2030»

🗓Календарь определяет дедлайны для организации закупок, заключения трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, назначения выплат работникам, предоставления отчетности по командировкам

Просим учитывать определенные календарем сроки при планировании работы и подготовке документов по программе «Приоритет-2030»

В первом неклассическом способы закупок тоже неклассические

Рассказываем про основные способы закупок в ИТМО

🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️ 🅰️ 🅰️🅰️
(у единственного поставщика)
Не предусматривает проведение открытых процедур. Закупающее подразделение самостоятельно выбирает контрагента, с которым заключается договор.
🔡важно: при выборе контрагента предпочтение должно быть отдано предлагающему наименьшую цену за сопоставимый товар/работы/услуги.
Закупка у единственного поставщика, по общему правилу, допустима при цене договора, не превышающей 500 т.р. Перечень случаев, в которых возможна закупка у ЕП на большую сумму - в пункте 26 Положения о закупке.
🙅‍♂️искусственно «дробить» большой договор на несколько маленьких, чтобы избежать открытой закупки, нельзя – это нарушение закона.

Открытые закупки:
✳️сведения об их проведении размещаются на электронной площадке (Cбер А, секция 223-ФЗ). Любая организация (ИП), зарегистрированная на площадке, может принять участие в закупке✳️

🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️ применяется, когда начальная (максимальная) цена договора превышает 1 млн. рублей.

🔡Как проходит:
- участники подают заявки без предложения о цене;
- заявки рассматривает специальная комиссия (отклоняет их или допускает);
- проводятся торги – допущенные участники в режиме онлайн подают предложения о цене и могут неоднократно снижать предлагаемую цену;
- побеждает участник, предложивший наименьшую цену, заявка которого допущена комиссией.

🅰️🅰️🅰️
(запрос ценовых предложений)
Применяется, когда начальная (максимальная) цена договора не превышает 1 млн. рублей.

🔡Как проходит:
- участники подают заявки, содержащие предложения о цене;
- комиссия рассматривает заявки (отклоняет их или допускает);
- договор заключается с предложившим наименьшую цену участником, заявка которого допущена комиссией.

👨‍💻Остались вопросы? Обращайтесь в Офис закупок по электронной почте zakupki@itmo.ru или через Центр поддержки

Временные изменения в порядок передачи документов финансовому директору

В связи с отпускным периодом с 21 июля по 8 августа 2025 года включительно:

⚡️документы на подпись финансовому директору передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️подписанные документы возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

⭐️Документы, которые в порядке взаимозаменяемости с финансовым директором в период его отпуска подписывает проректор по научной работе, также передаются и возвращаются через Финансовый офис

⭐️ В указанный период документы для оплаты услуг по бронированию и покупке авиабилетов, железнодорожных билетов, мест в гостиницах также передаются для подписания финансовому директору и возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

✨Встречаемся в 1240!