Лабиринты работы с документами кажутся бесконечными? 🤩 Мы знаем короткий путь!
Вы только представьте: единый центр, где сотрудники ИТМО могут получить сервисы от подразделений Департамента экономики и финансов. Обращения в Управление закупочной логистики, Бухгалтерию, Отдел управления имущественным комплексом доступны через единое «окно» — Финансовый офис ✈️
С 3 марта мы открываемся в тестовом режиме, чтобы опробовать новые возможности и выявить свои баги (чтобы потом превратить их в фичи).
Вот полный список сервисов, которые будет сопровождать Финансовый офис:
✅ Закупки и оплата
— прием документов для оплаты по договору и по счету (юрлица и ИП);
— консультирование, прием и выдача документов в сфере закупок;
— прием документов для возмещения затрат на приобретение товаров (работ, услуг) и подписание авансовых отчетов по таким затратам;
✅ Бухгалтерия:
— выдача счетов по договорам, где Университет исполнитель;
— выдача актов сверки взаимных расчетов;
— выдача финансовых документов для участия в конкурсах;
— выдача оригиналов платежных поручений.
✅ Недвижимость:
— выдача документов в отношении недвижимости;
— прием документов для закрепления помещений.
✅ Материальная ответственность:
— прием и выдача документов для назначения/освобождения материально-ответственных лиц;
— получение доверенности на выдачу материальных ценностей;
— выдача инвентарных этикеток.
Кстати, пока Финансовый офис работает в тестовом режиме, ранее существовавшие точки входа в процессы по-прежнему доступны.
Более подробно с содержанием сервисов можно ознакомиться на персональной странице подразделения: finance.itmo.ru
Контакты для личного знакомства с новым сервисом:
📍 Кронверкский пр., д. 49, лит. А, каб. 1240
🗓️ Понедельник-пятница, с 09:00 до 19:00
📱 8 (812) 480-75-75
Спойлер: В ближайшее время будет реализовано также сопровождение отдельных сервисов Планово-финансового управления.
Подписывайтесь, скоро мы подробнее расскажем о каждом сервисе!
Вы только представьте: единый центр, где сотрудники ИТМО могут получить сервисы от подразделений Департамента экономики и финансов. Обращения в Управление закупочной логистики, Бухгалтерию, Отдел управления имущественным комплексом доступны через единое «окно» — Финансовый офис ✈️
С 3 марта мы открываемся в тестовом режиме, чтобы опробовать новые возможности и выявить свои баги (чтобы потом превратить их в фичи).
Вот полный список сервисов, которые будет сопровождать Финансовый офис:
✅ Закупки и оплата
— прием документов для оплаты по договору и по счету (юрлица и ИП);
— консультирование, прием и выдача документов в сфере закупок;
— прием документов для возмещения затрат на приобретение товаров (работ, услуг) и подписание авансовых отчетов по таким затратам;
✅ Бухгалтерия:
— выдача счетов по договорам, где Университет исполнитель;
— выдача актов сверки взаимных расчетов;
— выдача финансовых документов для участия в конкурсах;
— выдача оригиналов платежных поручений.
✅ Недвижимость:
— выдача документов в отношении недвижимости;
— прием документов для закрепления помещений.
✅ Материальная ответственность:
— прием и выдача документов для назначения/освобождения материально-ответственных лиц;
— получение доверенности на выдачу материальных ценностей;
— выдача инвентарных этикеток.
Кстати, пока Финансовый офис работает в тестовом режиме, ранее существовавшие точки входа в процессы по-прежнему доступны.
Более подробно с содержанием сервисов можно ознакомиться на персональной странице подразделения: finance.itmo.ru
Контакты для личного знакомства с новым сервисом:
📍 Кронверкский пр., д. 49, лит. А, каб. 1240
🗓️ Понедельник-пятница, с 09:00 до 19:00
📱 8 (812) 480-75-75
Спойлер: В ближайшее время будет реализовано также сопровождение отдельных сервисов Планово-финансового управления.
Подписывайтесь, скоро мы подробнее расскажем о каждом сервисе!
👏12❤6💯3
📌 И еще: для того, чтобы сервисами было удобно пользоваться, Финансовый офис запустил новый проект в Центре поддержки, позволяющий формировать электронные запросы в Департамент экономики и финансов.
Каждый тип запроса в проекте индивидуален — содержит поля к заполнению с подсказками, настроенные в зависимости от особенностей конкретного процесса.
А статусы и персональные уведомления позволят узнать полезную информацию о ходе рассмотрения запроса (например, о том, что счет успешно проверен всеми службами и передан для формирования платежного поручения).
Каждый тип запроса в проекте индивидуален — содержит поля к заполнению с подсказками, настроенные в зависимости от особенностей конкретного процесса.
А статусы и персональные уведомления позволят узнать полезную информацию о ходе рассмотрения запроса (например, о том, что счет успешно проверен всеми службами и передан для формирования платежного поручения).
👏15
Подробнее про наш проект в Центре поддержки
Перед запуском финансового офиса мы провели опрос о том, какие улучшения ждут сотрудники ИТМО при взаимодействии с Департаментом экономики и финансов.
Одними из самых распространенных пожеланий были:
• развитие удобных электронных сервисов;
• регистрация принятых документов (с предоставлением подтверждения сотруднику);
• возможность отслеживания статуса процесса в режиме онлайн.
Мы стремимся достигнуть всех этих целей и начали с создания совершенно нового проекта в Центре поддержке.
Неоценимую помощь в реализации проекта нам оказали коллеги из Департамента безопасности. Сейчас на портале 14 сервисов, по которым сотрудники могут обратиться в Департамент экономики и финансов онлайн (без посещения офиса) и получить квалифицированную помощь. И их количество будет только увеличиваться.
📝А еще на портале 12 типов служебных запросов: их создают специалисты финансового офиса, когда сотрудники передают нам оригиналы документов. После создания такого запроса заявители получают:
• подтверждение на электронную почту факта передачи документов;
• уведомления о результатах получения сервиса.
Ну а в случае если что-то пойдет не так – сотрудники Департамента экономики и финансов свяжутся с заявителем по контактным данным, указанным в запросе.
Добро пожаловать на наш портал, а если требуется лично посетить офис – встречаемся в 1240!
Подробное описание сервисов - ищите на нашем сайте👈
Перед запуском финансового офиса мы провели опрос о том, какие улучшения ждут сотрудники ИТМО при взаимодействии с Департаментом экономики и финансов.
Одними из самых распространенных пожеланий были:
• развитие удобных электронных сервисов;
• регистрация принятых документов (с предоставлением подтверждения сотруднику);
• возможность отслеживания статуса процесса в режиме онлайн.
Мы стремимся достигнуть всех этих целей и начали с создания совершенно нового проекта в Центре поддержке.
Неоценимую помощь в реализации проекта нам оказали коллеги из Департамента безопасности. Сейчас на портале 14 сервисов, по которым сотрудники могут обратиться в Департамент экономики и финансов онлайн (без посещения офиса) и получить квалифицированную помощь. И их количество будет только увеличиваться.
📝А еще на портале 12 типов служебных запросов: их создают специалисты финансового офиса, когда сотрудники передают нам оригиналы документов. После создания такого запроса заявители получают:
• подтверждение на электронную почту факта передачи документов;
• уведомления о результатах получения сервиса.
Ну а в случае если что-то пойдет не так – сотрудники Департамента экономики и финансов свяжутся с заявителем по контактным данным, указанным в запросе.
Добро пожаловать на наш портал, а если требуется лично посетить офис – встречаемся в 1240!
Подробное описание сервисов - ищите на нашем сайте
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤13🔥4👏3
В прошлом году мы провели опрос с целью получения от сотрудников Университета обратной связи по сопровождаемым Департаментом экономики и финансов сервисам.
В качестве одного из пожеланий к организации работы в сфере закупок коллеги указали на наличие потребности в открытом реестре контрагентов, ранее успешно исполнивших свои обязательства по договорам с Университетом.
📋Офис закупок сформировал такой реестр и будет поддерживать его в актуальном состоянии. Реестр доступен на странице офиса закупок в ИСУ.
Реестр призван помочь сотрудникам быстро и просто найти контрагента, поставляющего необходимые товары (выполняющего работы, оказывающего услуги) по наименьшей цене, получить коммерческие предложения с целью обоснования начальной (максимальной) цены договора.
📋В реестр включены сведения об организациях, которые успешно исполняли свои обязательства по договорам с Университетом в последние два года.
Для удобства использования реестра контрагенты сгруппированы в зависимости от вида поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.
Также напоминаем, что вы всегда можете получить консультацию специалиста офиса закупок непосредственно в Финансовом офисе или через Центр поддержки.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤14🔥8🦄2
С 17 марта 2025 года должность проректора по экономике и финансам преобразована в должность финансового директора, Андрей Викторович Иванов переведен на должность финансового директора.
В связи с этим при подготовке любых документов, в которых ранее содержалось указание на должность «проректор по экономике и финансам», необходимо указывать должность «финансовый директор».
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🤝8❤5🤯5😱2👌1
Компенсация работнику затрат на приобретение за собственные средства товаров, работ, услуг
Как воспользоваться сервисом:
На этом шаге специалисты Финансового офиса зарегистрируют электронный запрос, а сотрудник получит уведомление о принятии задачи в работу. Впоследствии он сможет отслеживать движение документов в режиме онлайн.
Остались вопросы?
Встречаемся в 1240 ✨
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤19
💸Финансовый офис информирует:
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 апреля 2025 года:
✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 28.03.2025
✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 01.04.2025 15:00
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 апреля 2025 года:
✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 28.03.2025
✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 01.04.2025 15:00
🔥10👏3👌2😇2🤓1
Как воспользоваться сервисом:
А если требуется оригинал - получить его можно в Финансовом офисе.
✨Встречаемся в 1240!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤11🔥4👌2
Но что делать, когда нужный документ не удалось найти или требуются новые выписки из ЕГРН/РФИ либо заверенные копии?
Все просто:
✨Встречаемся в 1240!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤10🔥2👌1
Офис закупок обновил свои гайды!
По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это!
Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда:
📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)
📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений)
В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА.
ℹ️ Напоминаем, что специалисты офиса закупок осуществляют прием непосредственно в финансовом офисе, для получения консультации необходимо выбрать в терминале электронной очереди "закупки/консультация".
✨Встречаемся в 1240!
Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.
По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это!
Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда:
📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)
📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений)
В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА.
✨Встречаемся в 1240!
Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
🔥13❤9🤩4
за первый месяц работы в тестовом режиме в Финансовый офис поступило более 600 запросов по сопровождаемым сервисам.
Если Вы еще у нас не были - сейчас самое время!
✨Встречаемся в 1240!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤15🔥8💯2🤝2
💸Финансовый офис информирует:
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года:
✔️ неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 14.04.2025
✔️ подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.04.2025 15:00
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года:
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤9🔥4👌3
Forwarded from ITMO Staff Support
Media is too big
VIEW IN TELEGRAM
Вместе с Дарьей Ушаковой, сотрудником нового подразделения университета, узнаем, что скрывается за дверями кабинета Финансового офиса
Кстати, если вы пропустили эту информацию, напоминаем:
в марте в ИТМО был открыт единый центр, где сотрудники могут воспользоваться отдельными сервисами Департамента экономики и финансов. Все подробности на странице подразделения: finance.itmo.ru
А чтобы оставаться в курсе новостей от Финансового офиса, подписывайтесь их на телеграм-канал
#be_pro
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤10🔥5😍5🤩1🤝1
С 14 апреля 2025 года передача любых документов для Материального отдела бухгалтерии может быть осуществлена через Финансовый офис.
Для передачи документов непосредственно в Материальный отдел с других площадок рекомендуем использовать сервис доставки Офиса поддержки сотрудников.
Мы уведомим вас о поступлении таких документов и пригласим для их подписания.
✨Встречаемся в 1240!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤9🔥4🤩3
💸Финансовый офис информирует:
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года:
✔️ неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 23.04.2025
✔️ подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 25.04.2025 15:00
Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года:
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
❤7🔥6👌2