Подробнее про наш проект в Центре поддержки

Перед запуском финансового офиса мы провели опрос о том, какие улучшения ждут сотрудники ИТМО при взаимодействии с Департаментом экономики и финансов.

Одними из самых распространенных пожеланий были:

• развитие удобных электронных сервисов;
• регистрация принятых документов (с предоставлением подтверждения сотруднику);
• возможность отслеживания статуса процесса в режиме онлайн.

Мы стремимся достигнуть всех этих целей и начали с создания совершенно нового проекта в Центре поддержке.
Неоценимую помощь в реализации проекта нам оказали коллеги из Департамента безопасности. Сейчас на портале 14 сервисов, по которым сотрудники могут обратиться в Департамент экономики и финансов онлайн (без посещения офиса) и получить квалифицированную помощь. И их количество будет только увеличиваться.

📝А еще на портале 12 типов служебных запросов: их создают специалисты финансового офиса, когда сотрудники передают нам оригиналы документов. После создания такого запроса заявители получают:

• подтверждение на электронную почту факта передачи документов;
• уведомления о результатах получения сервиса.

Ну а в случае если что-то пойдет не так – сотрудники Департамента экономики и финансов свяжутся с заявителем по контактным данным, указанным в запросе.

Добро пожаловать на наш портал, а если требуется лично посетить офис – встречаемся в 1240!

Подробное описание сервисов - ищите на нашем сайте 👈

✨Новости от офиса закупок!

В прошлом году мы провели опрос с целью получения от сотрудников Университета обратной связи по сопровождаемым Департаментом экономики и финансов сервисам.
В качестве одного из пожеланий к организации работы в сфере закупок коллеги указали на наличие потребности в открытом реестре контрагентов, ранее успешно исполнивших свои обязательства по договорам с Университетом.

📋Офис закупок сформировал такой реестр и будет поддерживать его в актуальном состоянии. Реестр доступен на странице офиса закупок в ИСУ.

Реестр призван помочь сотрудникам быстро и просто найти контрагента, поставляющего необходимые товары (выполняющего работы, оказывающего услуги) по наименьшей цене, получить коммерческие предложения с целью обоснования начальной (максимальной) цены договора.

📋В реестр включены сведения об организациях, которые успешно исполняли свои обязательства по договорам с Университетом в последние два года.

Для удобства использования реестра контрагенты сгруппированы в зависимости от вида поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Также напоминаем, что вы всегда можете получить консультацию специалиста офиса закупок непосредственно в Финансовом офисе или через Центр поддержки.

✨Встречаемся в 1240!

❗️Изменения в административной структуре Университета.

С 17 марта 2025 года должность проректора по экономике и финансам преобразована в должность финансового директора, Андрей Викторович Иванов переведен на должность финансового директора.

В связи с этим при подготовке любых документов, в которых ранее содержалось указание на должность «проректор по экономике и финансам», необходимо указывать должность «финансовый директор».

🔉 Как и обещали, начинаем рассказывать о процессах, сопровождаемых Финансовым офисом

Компенсация работнику затрат на приобретение за собственные средства товаров, работ, услуг 👌

Как воспользоваться сервисом:
✔️ Подготовить комплект документов в соответствии с гайдом.

✔️ Для предварительной проверки документов или консультации по их оформлению вы может обратиться в Отдел снабжения, оформив электронный запрос.

✔️ Передать оригиналы документов в Финансовый офис.

На этом шаге специалисты Финансового офиса зарегистрируют электронный запрос, а сотрудник получит уведомление о принятии задачи в работу. Впоследствии он сможет отслеживать движение документов в режиме онлайн.

✔️ Дождаться приглашения в Финансовый офис для подписания авансового отчета, подготовленного Материальным отделом Бухгалтерии.

💳 Ожидать поступления возмещения на банковский счет.

Остались вопросы?
Встречаемся в 1240 ✨

🔉Формирование счетов по договорам, по которым Университет выступает исполнителем, теперь доступно через Финансовый офис

Как воспользоваться сервисом:

✔️Запросить счет и другие документы, необходимые для оплаты по договору с юридическим лицом (ИП) одним из следующих способов:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪ направив электронный запрос

✔️Подготовленный Управлением бухгалтерского учета и контроля счет будет направлен по электронной почте.

А если требуется оригинал - получить его можно в Финансовом офисе.

✨Встречаемся в 1240!

🏠 Не все знают, что актуальные документы в отношении объектов недвижимости Университета (зданий и земельных участков) в любое время доступны для всех сотрудников в ИСУ.

Но что делать, когда нужный документ не удалось найти или требуются новые выписки из ЕГРН/РФИ либо заверенные копии?

Все просто:
✔️Запросите документы лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос

✔️Коллеги из Отдела управления имущественным комплексом подготовят запрошенные документы

✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

Офис закупок обновил свои гайды!

По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это!

Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда:
📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений)

В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА.

ℹ️Напоминаем, что специалисты офиса закупок осуществляют прием непосредственно в финансовом офисе, для получения консультации необходимо выбрать в терминале электронной очереди "закупки/консультация".

✨Встречаемся в 1240!

Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.

📈 Минутка статистики:
за первый месяц работы в тестовом режиме в Финансовый офис поступило более 600 запросов по сопровождаемым сервисам.

💜Самые популярные сервисы - оплата по договорам, счетам, возмещение работникам затрат.

Если Вы еще у нас не были - сейчас самое время!

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 14.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.04.2025 15:00

🔉Сервисы для материально-ответственных лиц в Финансовом офисе!

С 14 апреля 2025 года передача любых документов для Материального отдела бухгалтерии может быть осуществлена через Финансовый офис.

✔️Если ваш запрос связан с назначением материально-ответственных лиц, перемещением либо списанием материальных ценностей, постановкой на материальный учет имущества, полученного безвозмездно, выберите в терминале электронной очереди «материальная ответственность» и соответствующий сервис. Специалист Финансового офиса пригласит вас, проконсультирует, а также зарегистрирует поступившие документы.

✔️Если требуется консультация либо предварительная проверка документов, вы всегда можете сформировать электронный запрос в центре поддержки либо обратиться за его формированием в Финансовый офис.

✔️Для передачи в Материальный отдел любых иных документов – просто положите их на соответствующую полку на нашем «почтовом» стеллаже, и мы направим их коллегам в течение 1 рабочего дня.

Для передачи документов непосредственно в Материальный отдел с других площадок рекомендуем использовать сервис доставки Офиса поддержки сотрудников.

ℹ️ Подписание авансовых отчетов на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг и документов о приемке питьевой воды также осуществляется в Финансовом офисе.
Мы уведомим вас о поступлении таких документов и пригласим для их подписания.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 23.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 25.04.2025 15:00

Нужен акт сверки взаимных расчетов? Финансовый офис поможет!

Акт сверки взаиморасчетов – это двусторонний документ, составляемый контрагентами в целях выявления возможных расхождений в платежах, переплат и задолженностей.

Как его получить:

✔️Запросите акт сверки лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос

✔️Коллеги из Бухгалтерии подготовят запрошенный акт

✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе.
😭При необходимости Финансовый офис также направит документы контрагенту удобным для него способом.

✨Встречаемся в 1240!

🔉Встречайте, новый гайд!

После открытия Финансового офиса мы получили значительное количество вопросов о том, где и как теперь можно получить и подписать авансовый отчет на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг.

Чтобы ответить на все (ну или на почти все) из них мы описали новый порядок работы с авансовыми отчетами на возмещение затрат в специальном гайде.

❓Мы постарались сделать процесс максимально прозрачным и удобным, но, если у Вас остались вопросы и предложения, пожалуйста напишите нам на finance@itmo.ru или оставьте обратную связь через Центр поддержки.

Спойлер: теперь подписанные авансовые отчеты на возмещение затрат можно направлять в Финансовый офис через сервис доставки документов, организованный коллегами из Офиса поддержки сотрудников.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 23 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 12.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 14.05.2025 15:00

Важные новости по программе "Приоритет-2030"

В связи с законодательными изменениями и в соответствии с условиями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии в целях участия в программе «Приоритет-2030» на 2025 год подготовлены изменения в типовые формулировки, включаемые в проекты договоров, финансируемых за счет средств данного источника.

✏️ В частности, в договорах должен быть указан номер ИГК, реквизиты лицевого счета Университета, на который поступают средства гранта, цель закупки, а также ряд дополнительных обязанностей и согласий контрагента.

✅При заключении договоров с единственным поставщиком рекомендуется использовать универсальные шаблоны, разработанные Юридическим управлением, которые уже содержат все перечисленные условия.

✅В случае заключения договоров по форме контрагента необходимо включать в них обязательные условия в соответствии с гайдом, подготовленным Управлением закупочной логистики.

Также Управлением закупочной логистики обновлены типовые формы договоров, заключаемых по результатам открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений). Теперь они также содержат все необходимые условия.

❗️Обращаем внимание, что перечисленные условия применимы только к договорам, не предусматривающим авансирование. По общему правилу, авансирование за счет средств программы «Приоритет-2030» не осуществляется. Более подробные сведения также отражены в гайде Управления закупочной логистики.

Изменения в порядок передачи документов главному бухгалтеру

С 21 мая 2025 года в связи с завершением переезда бухгалтерии в корпус на ул. Чайковского:

⚡️документы на подпись (проверку) главному бухгалтеру передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️документы, подписанные (проверенные) главным бухгалтером, возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

❗️Важно: для «бесшовного» перехода к новому порядку взаимодействия по-прежнему сохраняется возможность предоставления документов непосредственно в кабинет главного бухгалтера (пом. 1314).
⚡️При этом, такие документы также будут возвращаться через почтовый стеллаж Финансового офиса.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 27.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 30.05.2025 15:00

Продолжаем рассказывать о сервисах Департамента экономики и финансов, доступных в Финансовом офисе

📄 Платежные поручения, требующиеся для предоставления контрагенту или в государственный орган подтверждения факта осуществления Университетом определенного платежа, можно получить как в бумажном, так и в электронном виде

Как воспользоваться сервисом?

✔️Запросить платежное поручение:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪направив электронный запрос

✔️Если запрошен электронный документ - дождаться его получения по электронной почте

✔️Если запрошен документ в бумажном виде - получить его в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 11.06.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.06.2025 18:00