⏰چگونه از گذر سریع زمان جلوگیری کنیم؟!

🔸کریس بیلی می‌گوید، در طی چند سال گذشته، متوجه شدم که حرکت زمان سریع‌تر شده است. البته، روزها همواره با همان سرعت قبلی به جلو می‌روند، ما فقط در طی گذشت زمان نسبت به آن احساس متفاوتی داریم. من جدیدا کنجکاو شدم و درباره این موضوع تحقیق کردم که ما چگونه زمان را درک می‌کنیم و همچنین اینکه ما چگونه می‌توانیم دقایق زندگی خود را طولانی‌تر کنیم. آیا زمان با بزرگ‌تر شدن ما سریع‌تر حرکت می‌کند؟

🔸چیزی که کشف کردم مرا شگفت‌زده کرد. زمان در حقیقت، هنگامی که بزرگ‌تر می‌شویم زودتر می‌گذرد، اما ما می‌توانیم این احساس را معکوس کنیم.
هرچه تجربه شما جدیدتر و غنی‌تر باشد، زمان کندتر می‌شود. شما احتمالا این را در زندگی خود تجربه کرده‌‎اید. هنگامی که شما بچه بودید، هر تجربه غنی و جدید بود، هر یک از دوستان شما، هر مکالمه‌ای که داشتید، هر بار که به مشکلی بر می‌خوردید، یک تجربه منحصر به فرد و به یاد ماندنی بود. دورانی نوجوانی شما نیز تجربه‌های جدید زیادی را به همراه داشت.

🔸به طور معمول، هرچه بزرگ‌تر شدیم، تجربه‌های تازه و بدیع ما کمتر شد. همانند رانندگی به سمت خانه پس از یک سفر طولانی، مسیر شناخته شده‌تر است. ما مکان‌ها خاص را که قبلا از کنار آن‌ها گذشته بودیم می‌شناسیم و این تجربه دوم دیگر همانند قبل غنی و تازه نیست.

🔸مقدار دوپامینی (یک ماده شیمیایی که موجب حس لذت می‌شود) که در مغز ما یافت می‌شود به طور مداوم از سن ۲۰ سالگی کاهش می‌یابد. محققان دریافته‌اند که دوپامین به تنظیم چگونگی درک ما از زمان می‌پردازد. هرچه دوپامین درون مغزمان بیشتر باشد زمان کندتر می‌گذرد. (مغز ما هر بار که چیز جدید و غنی را تجربه می‌کنیم، دوپامین ترشح می‌کند.)

🔸با تامل در این تحقیق، متوجه شدم من بیشتر روز خود را غوطه‌ور در چیزهای آشنا صرف می‌کنم. من به آهنگ‌های مشابه گوش می‌دهم، بازی‌های مشابهی را بازی می‌کنم، با چند برنامه خاص در گوشی خود کار می‌کنم و در صفحه مجازی اطلاعاتی را همانند اطلاعاتی گذشته جذب می‌کنم. این عادات هیچ‌کدام تازه و یا غنی نیستند.

🔸در حالی که بسیاری از حواس‌پرتی‌ها جدید هستند، تعداد کمی از آن‌ها به اندازه تجربیات کاملا جدید غنی هستند. صحبت کردن با یک فرد غریبه در کافه، سفر به مکان‌هایی که قبلا به آنجا نرفته‌اید و برای اولین بار چتربازی کردن؛ حواس‌پرتی‌ها باعث می‌شوند تا زمان تندتر بگذرد و  باعث می‌شوند تا شکاف‌های روزمره خود را با کارهای آشنا پر کنیم.

◀️ من راه‌حل این مشکل را در این دو شکل پیدا کردم:

▪️تا جایی که ممکن است به دنبال تجربه‌های تازه و بدیع بگردید.
▪️چیزهایی که با آن‌ها آشنا هستید را دوست بدارید.

🔸به دنبال تجربه‌های تازه و بدیع گشتن به ما کمک می‌کند تا زمان را آهسته‌تر کنیم. به جای اینکه از روی عادت اما بدون اشتیاق کاری را انجام دهید، کارهایی را انجام دهید که تا به حال انجام نداده‌اید. فعالیت‌هایی را انجام دهید که غنی هستند و در مغز ما دوپامین آزاد می‌کنند. هر نوع غذای جدید، هر چیزی که یاد می‌گیریم، هرجایی که می‌رویم، فرصتی است تا سرعت گذشت زمان را آهسته‌تر کنیم. با این کار ما از دایره راحتی خود خارج می‌شویم.



@time_managers

⏰مدیریت زمان انتظار مشتری

👈موسسه مشاوره بازاریابی کیو مایندر در یکی از جدیدترین مقالات خود درباره مدیریت زمان‌های انتظار مشتریان می‌نویسد:

👈در بسیاری از کسب و کارها، به خصوص در بخش خدمات، مشتریان باید برای دریافت محصول یا خدمت مورد نظرشان منتظر بمانند. این انتظار گاهی اوقات طولانی و خسته‌کننده می‌شود. برای همین، مدیران بازاریابی باید برای مدیریت زمان‌هایی که مشتری منتظر می‌ماند، ایده داشته باشند. برای این منظور می‌توانیم از این پنج استراتژی استفاده کنید:

1️⃣زمان انتظار تقریبی را به مشتری اعلام کنید. برای مثال، گارسون یک رستوران می‌تواند به مشتری بگوید «سفارش‌تان حدودا 20 دقیقه دیگر آماده می‌شود». فقط یادتان باشد، بهتر است این زمان را کمی بیشتر از زمان واقعی بگویید ولی سعی کنید محصول یا خدمت مشتری را سریع‌تر از زمانی که گفته‌اید، تحویل بدهید

2️⃣اگر زمان انتظار مشتری خیلی طولانی است، در بازه‌های زمانی مختلف وضعیت سفارش مشتری را به او گزارش کنید.
برای مثال، می‌توانید به مشتری بگویید که سفارش شما دریافت شد و ظرف مثلا سه روز کاری آماده می‌شود. سپس در ابتدای هر روز، آخرین وضعیت سفارش مشتری را به او اعلام کنید

3️⃣تجربه خوشایندی را برای مشتری در زمان انتظار او خلق کنید.
برای مثال، یکی از شرکت‌های بیمه در آمریکا برای مفرح کردن زمان انتظار مشتریانی که با مرکز خدمات شرکت تماس می‌گیرند، از یک جوکر معروف خواسته تا تعدادی جوک دست اول را مخصوص شرکت بگوید تا آن جوک‌ها را در زمان انتظار مشتری پخش کند

4️⃣اگر مشتری باید در محل شما منتظر بماند، او را سرگرم کنید.
برای مثال، یک رستوران می‌تواند در زمان انتظار مشتری یک بازی ساده برای او ترتیب بدهد

5️⃣کارمندان‌تان را آموزش بدهید که در زمان انتظار مشتری با او گپ بزنند و او را سرگرم کنند یا از او اطلاعات بگیرند.
برای مثال، خدمه شرکت هواپیمایی سَوت وِست بعد از بلند شدن هواپیما و در طول پرواز، سراغ مسافران می‌روند و برای آنها آواز می‌خوانند یا با گپ زدن از آنها درباره رضایت‌شان از شرکت اطلاعات می‌گیرند.


@time_managers

⏰افراد موفق چگونه روز کاری خود را شروع می‌کنند و چطور آن را خاتمه می‌دهند؟

◀️ اندی کتز مِی‌فیلد، مؤسس و مدیرعامل کمپانی هری: اکثر روزها من سعی می‌کنم پیاده به محل کارم بروم.
کتز مِی‌فیلد می‌گوید در طول ۲۰ دقیقه پیاده‌روی که دارد ایمیل‌هایش را پاسخ نمی‌دهد و از تلفن هوشمندش استفاده نمی‌کند.

◀️ لیلا جانا، مدیرعامل ساماسورس نیز هر روز با پیاده‌روی در محل کارش حاضر می‌شود. کمپانی ساماسورس کارمندان خود را دورکار انتخاب می‌کند. جانا در مسیرش به شرکت، موسیقی گوش می‌دهد و می‌گوید موسیقی باعث می‌شود فشار و استرس وی کاهش یابد.

◀️ گملانی ولان، مدیرعامل سول‌سایکل صبح‌ها به ورزش نیز می‌پردازد. او می‌گوید ورزش بهترین کاری است که می‌توانید روزتان را با آن شروع کنید. شاید در ابتدای روز کمی از تخت‌خواب برخاستن سخت باشد، اما همین‌که برخاستید و به تمرین ورزشی مشغول شدید، احساس بسیار خوبی خواهید کرد و میزان خلاقیت‌تان در طول روز بسیار بیشتر خواهد شد.

◀️ بن لم، مدیرعامل و مؤسس کمپانی Conversable می‌گوید: شب بعد از اینکه کامپیوتر و دستگاه‌های دیگر را خاموش کردم به حمام می‌روم و دوش آب گرم می‌گیرم تا دمای بدنم افزایش یابد. سپس حرکات کششی انجام می‌دهم و با مطالعه سعی می‌کنم کمی از اتفاقات روز فاصله بگیرم.

🔸هر یک از مدیران موفق به داشتن روتینی برای فراموش کردن اتفاقات روز کاری اشاره کرده‌اند. این یعنی هر یک از ما نیز باید مدتی از اتفاقات روز فاصله بگیریم تا برای روز کاری بعدی به‌اندازه‌ کافی انگیزه داشته باشیم.


@time_managers

⏰تا کی باید پای تصمیم اشتباه‌مان بمانیم؟!

🔸مثالی نسبتاً پیش ‌پاافتاده را در نظر بگیرید. داخل سینما در حال تماشای فیلم خسته‌کننده‌ای هستید که امیدی به بهتر شدن آن نیست. آیا بلند می‌شوید و سینما را قبل از تمام شدنِ فیلم ترک می‌کنید؟ اگر فکر می‌کنید استفاده دیگر و بهتری از وقت‌تان باعث افزایش شادکامی‌تان می‌شود، باید سینما را ترک کنید.

🔸وقت و پولی که پیش‌تر بابت سینما خرج کرده‌اید، "هزینه هدر رفته" است. پول و وقت، از دست رفته است و نمی‌توان آنها را برگرداند. بنابراین آن وقت و پول نباید به کاری که می‌خواهید بعداً انجام دهید ربط داشته باشد. اما ظاهراً ربط دارد!

🔸برای اینکه به سینما بروید از سایر کارها زدید، پول بلیط دادید و مقداری از فیلم را نشستید و دیدید. همه اینها عمدتاً شبیه سرمایه‌گذاری هستند‌؛ نه هزینه هدر رفته. و شما می‌خواهید بازده سرمایه‌گذاری‌تان را الان ببینید یا دست‌کم به بازدهی امیدوار باشید. این وضعیت نشان می‌دهد که چرا آدم‌ها در روابط شکست‌خورده و مشاغل خسته‌کننده بیش از حد باقی می‌مانند.

🔸اکراه و بی‌میلی به اینکه گذشته‌ها را هزینه از دست رفته قلمداد کنید در بلندمدت می‌تواند باعث کاهش شادکامی شود. احتمال اینکه بگوئید "کاش زودتر از سینما رفته بودم" خیلی بیشتر از این است که بگوئید "کاش بیشتر سینما مانده بودم".

🔸قول و قرارها مهم هستند، اما تشخیص موعد نقض آنها هم مهم است. اگر بارها جداً به ترک کردن چیزی فکر کرده‌اید، دیگر خیلی برایش وقت نگذارید. اما اگر تصمیم دارید در همان وضعیت بمانید، سعی کنید تصمیم‌تان را نوعی تعهد جدید، و نه در جا زدن، بدانید و تلاش‌تان برای پذیرش این تعهد را مثبت قلمداد کنید.

📖 طرح و نقشه ای برای شادکامی
✍ پل دولان

@time_managers

⏰ دلیل عدم بهره وری چیست؟

🔹دلیل اینکه بهره‌وری نداریم چیه؟ ممکنه خیلی از ما فکر کنیم به خاطر تنبلیه که بهره‌وری نداریم، اما اینطور نیست!

🔹خیلی وقت‌ها مشکل اینجاست که ما زمان و انرژی‌مون رو صرف کارهای کم‌ارزش می‌کنیم. مثلا ممکنه درگیر جزئیات کم‌اهمیت بشیم. طبق قانون ۸۰/۲۰ ، ۸۰٪ نتیجه به دلیل ۲۰٪ از عمل ماست.

🔹برای همین مهمه که بتونیم کارهامون رو اولویت‌بندی کنیم و روی اون ۲۰٪ کاری تمرکز کنیم که خیلی باارزش هستن و ما رو به نتیجه می‌رسونن.

❓شما با این حرف موافقین؟


@time_managers

⏰اکثر ما دوست داریم کارها و پروژه‌های زیادی رو انجام بدیم، ولی برای همشون وقت نداریم. پس اگه قراره از بین اون‌ها تعدادی رو انتخاب کنیم، باید هوشمندانه این کار رو انجام‌ بدیم‌ تا بتونیم بهترین استفاده رو از‌ زمان و فرصتی که داریم بکنیم.

🔹️ماتریس Action Priority روشیه که توی این مواقع می‌تونه بهمون کمک کنه. این ماتریس به کمک دو معیار میزان تلاش لازم و میزان تأثیرگذاری کمک می‌کنه که کارهامون رو به ۴ دسته تقسیم و اولویت‌بندی کنیم.

🔸️تفاوت این ماتریس با ماتریس آیزنهاور اینه که اون کارها رو براساس دو مولفه مهم و ضروری بودن دسته‌بندی می‌کنن و برای زمانی مناسبن که وقتمون‌‌ محدوده.



@time_managers

⏰ماتریس آیزنهاور و اولویت‌بندی انجام کارها

کارها را براساس اهمیت و فوریت به ۴ دسته تقسیم و اولویت بندی کنید:

🔹مهم و فوری: انجامش دهید!
🔹مهم و غیرفوری: برنامه ریزی کنید و زمانی برای انجام آن درنظر بگیرید.
🔹غیرمهم و فوری: به دیگران محول کنید!
🔹غیرمهم و غیرفوری: حذفش کنید!


@time_managers

⏰پیشینه ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان


⭕️در سال 1954 (1333 هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، جناب دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی حرف جالبی زد. مضمون سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.»

⭕️آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامه‌ی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:

مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.

فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

⭕️وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، جور کنیم.

🔴نحوه‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)

سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از 4 دسته‌بندی زیر قرار دهید:

مهم و فوری
مهم ولی غیرفوری
غیرمهم ولی فوری
غیرمهم و غیرفوری

⭕️حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:

۱. مهم و فوری
دو جور کار مهم وفوری داریم:
دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی‌‌شان کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند.
دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌ایدشان کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.

می‌توانید با برنامه‌ریزیِ جلو جلو و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)

اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را جلو جلو برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.

۲. مهم ولی غیرفوری
انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید.

سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین‌تان نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.

ادامه در پست بعدی...

#ماتریس_آیزنهاور
#پیشینه
#قسمت_اول


@time_managers

⏰پیشینه ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان
(قسمت دوم)

۳. غیرمهم ولی فوری
کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست محول‌شان کنم به شخصی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.

مثلاً در فروشگاهی کار می‌کنید که برای فردا صبح کمپین فروش گذاشته و اکنون بدجوری درگیر کار هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان می‌رسد بالا سر میزتان و رو به شما دو لا می‌شود و چشم در چشم‌تان می‌دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که نحوه‌ی حذف کردن نوشته از عکس در فتوشاپ را به او یاد بدهید (البته اکثرشان می‌گویند بیا این عکس را بگیر و خودت ادیت کن!). اگر بخواهید فتوشاپ باز کنید و مو به مو یادش بدهید که باید تا ساعت 9 شب در شرکت بمانید و چایی‌های 5 بار دم کشیده‌ي شرکت را، که فرق چندانی با روغن سوخته‌ی تریلی ندارند، نوش جان کنید تا چشم‌تان صفحه‌ی مانیتور را ببیند. به این ترتیب مسلماً از کار خودتان خواهید افتاد. پس با لحن خیلی محترمانه‌ای درخواستش را رد کنید و به جایش به او بگویید می‌تواند انواع ترفندهای فتوشاپی را در گوگل جستجو کند و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیرد. در ضمن پیشنهاد میکنم اگر در نه گفتن به دیگران مشکل دارید سری بزنید به مقاله‌ی «چطور بدون عذاب وجدان نه بگوییم؟»

اما از طرف دیگر، زمان‌هایی را هم خالی کنید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت به شما نزدیک بشوند. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان هم نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. راه خوبش این است که با افرادی که مدام وسط کارتان سر می‌رسند و کاری با شما دارند، جلسه‌ی روزانه بگذارید تا یکجا به مشکلات و نظرات همه‌ی آنها گوش بدهید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا در مدت زمان بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.

۴. غیرمهم و غیرفوری
این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت تلف‌کُنی هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.

خیلی‌‌هایشان را صرفا می‌توانید نادیده بگیرید و لغو کنید. با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ نفعی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه» و راهتان را کج کنید و بروید. اگر می‌توانید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به خریدن کاسه‌ی توالت فرنگی برای مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»

اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند.

#ماتریس_آیزنهاور
#پیشینه
#قسمت_دوم


@time_managers

⏰مدیریت زمان در رهبری

👈برایان تریسی در کتاب خود به نام «12 اصل رهبری عالی» می‌نویسد:

👈زمان تنها منبع تجدیدناپذیر و غیرقابل جایگزینی است که در اختیار داریم. زمان را نمی‌توانیم ذخیره کنیم و اگر آن را از دست بدهیم، به هیچ صورتی نمی‌توانیم آن را بازیابی کنیم. علاوه بر این، برای انجام هر کاری به زمان نیاز داریم. پس باید این ارزشمندترین منبع‌مان را به درستی مدیریت کنیم

👈 برای همین، مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌های رهبران موفق است

👈اگر بخواهیم مدیریت زمان را به خیلی ساده تعریف کنیم، می‌توانیم بگوییم «مدیریت زمان یعنی تصمیم‌گیری درباره توالی وظایفی که باید انجام بدهیم». به بیان دیگر، مدیریت زمان یعنی این که کدام وظیفه را اول، کدام را دوم و کدام را سوم انجام بدهیم

👈اگر مدیریت زمان را اولویت‌بندی وظایف‌مان تعریف کنیم، وقتی در این کار موفق می‌شویم که بدانیم وظایف‌مان را چگونه باید اولویت‌بندی کنیم؟ بهترین پاسخ به این سوال این است که باید وظایف‌مان را بر اساس اهداف کاری‌مان اولویت‌بندی کنیم

👈پس گام اول در مدیریت زمان، داشتن اهدافی مکتوب، با فرجه زمانی مشخص، با فهرستی از وظایف مرتبط با هر هدف و اولویت‌بندی شده است. وقتی چنین فهرستی از اهداف مکتوب داریم، کافی است قانون طلایی مدیریت زمان را رعایت کنیم
👈طبق قانون طلایی مدیریت زمان:

1️⃣اولین وظیفه‌ای که باید انجام بدهیم، وظیفه‌ای است که با مهم‌ترین هدف‌مان که فرجۀ زمانی کمتری برای تکمیل آن داریم، مرتبط است. ما این وظیفه را «باید اول» می‌نامیم

2️⃣بعد از تکمیل «باید اول»، وظیفه‌ای را باید انجام بدهیم که با هدف مهم بعدی‌مان که زمان کافی برای تکمیل آن داریم، مرتبط است. ما این وظیفه را «باید دوم» می‌نامیم

3️⃣وظیفه بعدی که بهتر است آن را انجام بدهیم، وظیفه‌ای است که تاثیر اندکی روی موفقیت‌مان دارد ولی اگر آن را شخصاً انجام بدهیم، بهتر است. ما این وظیفه را «وظیفه زیبا» می‌نامیم

4️⃣وظیفه بعدی وظیفه‌ای است که تاثیر اندکی روی موفقیت‌مان دارد ولی می‌توانیم برای آزاد کردن زمان‌مان، آن را به فرد دیگری واگذار کنیم. ما این وظیفه را «وظیفۀ تفویضی» می‌نامیم

5️⃣وظیفه بعدی وظیفه‌ای است که هیچ تاثیری روی موفقیت‌مان ندارد و می‌توانیم آن را از فهرست وظایفی که به ما محول کرده‌اند، حذف کنیم. ما این وظیفه را «وظیفه حذفی» می‌نامیم

👈پس برای مدیریت زمان‌مان کافی است هر روز یا هر هفته فهرست وظایف‌مان را به پنج دستۀ «باید اول»، «باید دوم»، «وظیفۀ زیبا»، «وظیفۀ تفویضی» و «وظیفۀ حذفی» اولویت‌بندی کنیم و سپس طبق این اولویت‌بندی، زمان کاری‌مان را مدیریت کنیم و به هیچ وجه از این اولویت‌بندی خارج نشویم.


@time_managers

⏰استفاده از قانون پارکینسون برای افزایش بهره وری

🔹قانون پارکینسون اولین بار توسط سیرال نورث‌کوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌‌نگار انگلیسی در سال ۱۹۵۵ میلادی و در مقاله‌ای در نشریه اکونومیست مطرح شد.

🔹مفوم ساده قانون پارکینسون این است: هر کار به اندازه‌ زمانی که به آن وقت اختصاص داده شده، طول می‌کشد.

🔹پارکینسون اولین بار خودش با این موقعیت در ادارات د‌ولتی انگلیس مواجه شده بود. او معتقد بود که هرچه بوروکراسی بیشتر شود، کارآمدی و بهره‌وری در کار پایین‌تر می‌آید. سپس این نظریه را به موقعیت‌های مشابه تعمیم داده و نامش را قانون پارکینسون گذاشت.

.🔹در زندگی رومزه شرایط زیادی باعث می‌شود گرفتار قانون پارکینسون شویم و برای همین با شناخت این قانون باید روش‌های مقابله با آن را یاد بگیریم و با اختصاص دادن زمان کمتر به کارها، بهره‌وری را افزایش دهیم.


@time_managers

⏰براي داشتن نظم و كارايی بيشتر در كار روزانه، ۳ نكته مهم را بخاطر بسپارید:

➊ قبل از ظهر كارهای مهم را انجام دهيد. آمارها نشان می‌دهد اکثر تيم‌های پيشرو این گونه‌اند. همچنين مي‌توانيد از ناهار خود نيز لذت ببريد، زيرا كارهای مهم را انجام داده‌ايد.

➋ پروژه های بزرگ را به قسمت‌های كوچک تقسيم كنيد و قسمت‌های بزرگ و طولانی‌تر را زودتر انجام دهيد.

➌ وظايف مشابه را به صورت هم‌زمان انجام دهيد. ذهن شما روي كارهايی كه تكرار می‌شوند موفق‌تر عمل مي‌كند. شما مي‌توانيد با انجام پروژه‌هاي مشابه بصورت هم‌زمان به کار خود سرعت دهيد.



@time_managers

⏰ توصیه های برایان تریسی برای افزایش بهره وری

به عقیده برایان تریسی، «تفاوت اصلی افراد موفق با ناموفق در این است که افراد موفق به طرز مشهودی اهمیت زیادی برای زمان و ارزش آن قائلند.». در اینجا میخواهیم 5 درس با ارزش افزایش بهره وری برایان تریسی را با هم مرور کنیم؛ درس هایی که به ظاهر ساده و بدیهی می آیند اما آیا تا به حال در زندگی تان از آنها استفاده کردید؟

1⃣ اگر دو قورباغه دارید، ابتدا زشت ترین رو بخورید !

خوردن قورباغه نمادی از انجام وظایف سخت و ناخوشایند اما مهم روزانه در مسیر اهداف تان است. پس با این اوصاف، شما باید ابتدا قورباغه هایی که باید در طول روز بخوریدشان را مشخص کنید (وظایف مهم روزانه تان که دوست ندارید) و روزتان را با خوردن زشت ترین قورباغه آغاز کنید و تا زمانی که کامل آنرا نخوردید، سراغ قورباغه های بعدی نباید بروید.
با انجام مهم ترین کار در ابتدای روز، بار فکری زیادی از فکرتان خالی میشود و شما با آسایش خاطر بیشتری به سراغ کارهای بعدی میروید.

2⃣ از قانون 90/10 بیشتر استفاده کنید

این قانون مخصوص افرادیست که در ابتدای روز سردرگم هستند که از کجا شروع کنند. بر اساس قانون 90/10 برایان تریسی، شما 10% از زمان ابتدای روزتان را صرف برنامه ریزی برای کارهای روزانه تان کنید که این کار 90% زمان شما را در طول روز ذخیره میکند.

3⃣ این واقعیت را بپذیرید که شما نمیتوانید همه کارهایی که باید انجام دهید را انجام دهید.

ما می توانیم یک روز با بهره وری بالا داشته باشیم اما هیچوقت نمی توانیم با راندمان 100% کارهایمان را انجام دهیم (یعنی حتی یک دقیقه هم زمان پرت نداشته باشید، که غیرممکن است!) اما می توانیم با افزایش بهره وری استفاده بیشتری از زمان مان ببریم. بنابراین، قبول کنید که باید یک سری از کارهایتان را به بعد موکول کنید. اما چه کارهایی؟ کارهای کم اهمیت، کارهایی که انجام آنها کمکی به تحقق اهداف تان نمی کند اما زمان تان را می گیرند.

4⃣ هیچوقت زمان کافی برای انجام همه کارها نخواهید داشت. شما فقط زمان کافی برای انجام مهم ترین کارها خواهید داشت.

برایان تریسی نام این درس را «قانون اجبار بهره وری» نهاده که در آن توصیه می کند شما در طول روز فقط کافیست بر روی 10 کار مهمی که در آن روز باید انجام شوند، تمرکز کنید و زمانی که این 10 کار مهم را به انجام رساندید، میتوانید لیست بعدی را تشکیل دهید.

5⃣ هدف اصلی مدیریت زمان و افزایش بهره وری این است که شما زمان بیشتری در اختیار داشته باشید تا با کسانی که دوست شان دارید و با انجام کارهایی که لذت می برید بگذرانید.
اگر بخواهید بدانید چقدر خوشبخت هستید، کافی است سه فاکتور خوشبختی یعنی ثروت، سلامتی و روابط تان را زیر ذره بین بگذارید. کدام یک از این سه فاکتور شما نواقصی دارند که باید برطرف شوند؟


@time_managers

⏰کلید مدیریت زمان، «انتخاب درست اولویت های ما» است.

هر کاری که می کنیم و هر دقیقه ای که می گذرانیم انتخاب خود ماست.

🔺پس به جای اینکه بگوییم برای بعضی کارها وقت نداریم، در واقع باید بگوییم این کار در اولویت من نیست.


@time_managers

⏰ ۱۰ تکنیک مدیریت زمان

1⃣ قانون دو دقیقه
اگر تکمیل یک کار کمتر از دو دقیقه طول می کشد، همین الان آن را انجام دهید. این قانون ساده از انباشته شدن و طاقت فرسا شدن
انجام کارهای کوچک جلوگیری می کند. همچنین به حفظ حس پیشرفت در طول روز کمک می کند.

2⃣ دسته بندی زمان
زمان مشخصی را برای فعالیت های مختلف اختصاص دهید. با برنامه ریزی زمان اختصاصی برای هر کار، عوامل حواس پرتی را از بین ببرید و باعث افزایش کارایی شوید. به بلوک های زمانی خود پایبند باشید تا از روز خود بهترین استفاده را ببرید.

3⃣ قانون پارکینسون
کار شما آنقدر طولانی می شود تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود!
با تعیین مهلت‌های کوتاه‌تر برای وظایف استفاده کنید. این کار به شما کمک می کند متمرکز بمانید و باعث افزایش راندمان کاری می شود.

4⃣ زمانی برای حواس پرتی و استراحت در نظر بگیرید.
استراحت های کوتاهی داشته باشید که به عنوان یک تنظیم مجدد ذهنی عمل می کند. مثلا قدم بزنید، در یک سرگرمی خلاقانه شرکت کنید يا به پادکست های الهام بخش گوش دهید.
با این کار می توانید ذهن خود را بازیابی کنید و از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید

5⃣ ممیزی زمان
یک ممیزی زمانی انجام دهید تا ببینید زمان شما در کجا صرف می شود. فعالیت های خود را برای چند روز یا یک هفته بررسی کنید تا از کارهای بیهوده خود مطلع شوید. این به شما کمک می کند مناطقی را پیدا کنید که می توانید گردش کار خود را بهبود بخشید.

6⃣ نه گفتن را یاد بگیرید
برنامه خود را با تعهداتی که اولویت شما نیستند زیاد نکنید. یاد بگیرید به کارهای غیر ضروری یا درخواست هایی که زمان و انرژی شما را کم می کند، نه بگویید. از زمان خود برای آنچه واقعاً مهم است محافظت کنید.

7⃣ برنامه ریزی معکوس
با هدف نهایی خود شروع کنید و برای ایجاد یک برنامه گام به گام به عقب حرکت کنید. این رویکرد به شما کمک می کند وظایف خود را اولویت بندی کنید.

8⃣ انتقال ذهنی
بین کارها یا فعالیت ها، تمرکز حواس را تمرین کنید. چند لحظه وقت بگذارید برای نفس کشیدن و تمرکز مجدد. قبل از انتقال به کار بعدی، این تکنیک به شما برای بهبود وضوح ذهنی و کاهش حواس پرتی کمک می کند.
‏
9⃣ روزهای تک کاره
روزهای خاصی را به عنوان روزهای تک وظیفه ای تعیین کنید. جایی که شما روی یک کار اصلی تمرکز کنید، تمام عوامل حواس پرتی را از بین ببرید و تمام روز را برای اتمام آن کار متعهد کنید.

🔟 روزی برای سم زدایی دیجیتال
یک روز را در نظر بگیرید برای قطع ارتباط با تکنولوژی و روی کارها یا فعالیت های آفلاین تمرکز کنید.
از این زمان استفاده کنید برای شارژ مجدد و تعمق ذهنی. با شرکت در فعالیت های معنادار و عمیق، ذهن خود را جوان کنید وبهره وری کلی خود را بهبود ببخشید.


@time_managers

⏰۸ اپلیکیشن برای افزایش تمرکز، بهره‌وری و مدیریت بهتر کارها

🔸امروزه تکنولوژی در همه ابعاد زندگی دیده می‌شود و برای کمک به ما آماده است. به خصوص در شرایط کنونی که بسیاری از ما در حال دورکاری هستیم و ممکن است تمرکز لازم را نداشته باشیم، استفاده از ابزارها و اپلیکیشن‌های مناسب می‌تواند به بهره‌وری ما و مدیریت بهتر کارها کمک کند.



@time_managers

⏰ رابطه بهره‌وری و مدیریت زمان

🔹️همه ما علاقه داریم بتونیم توی کارامون «بهره‌وری» داشته باشیم. منظور از بهره‌وری داشتن یعنی توی کارمون اثر‌بخشی داشته باشیم، کارآمد باشیم و بتونیم از زمانی که داریم نهایت استفاده رو بکنیم.

🔸️اما به‌نظرتون چرا بهره‌وری داشتن مهمه؟
بهره‌وری می‌تونه به افراد کمک‌های مختلفی بکنه. مثلا وقتی بهره‌وری افراد بالا می‌ره‌، اون‌ها استرس کمتری دارن، زمان و انرژی بیشتری دارن و می‌تونن علاوه بر کار به جنبه‌های دیگه زندگی توجه کنن. برای همین مهمه که به دنبال راه‌هایی باشیم که کمکمون کنه بهره‌وری بیشتری داشته باشیم.

توی این پست براتون ۷ نکته که کمکتون می‌کنه بهره‌وری‌تون بیشتر بشه رو گفتیم.

❓️این موارد رو قبول دارین؟ به نظرتون دیگه چه راهکار‌هایی رو می‌شه اضافه کرد؟


@time_managers

⏰ 5 نکته در مدیریت زمان کسب و کار برای افزایش شانس موفقیت

🔹 تمام وقت خود را صرف بازدید ایمیل های خود نکنید!
🔹 چند کار را همزمان با هم انجام ندهید.
🔹 رسیدن به هدف، به صورت قدم به قدم  امکان پذیر است.
🔹 زمان و فضای کار خود را سازماندهی کنید.
🔹 برنامه های کاری خود را بنویسید.

🔰 اگر بدنبال موفقیت در کسب و کار خود هستید به یاد داشته باشید که بزرگترین ثروت شما "زمان" است.


@time_managers

⏰چهار اشتباه رایج در مدیریت زمان


🔹می‌گویند زمان طلاست. اما آیا همه ما برای زمان ارزش زیادی قائل هستیم؟ آیا برای استفاده از زمان خود برنامه‌ریزی می‌کنیم؟ آیا طبق ارزش کارها برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم؟ تعداد زیادی از مردم زمان را بی‌ارزش می‌دانند و در استفاده از زمان خود اشتباه می‌کنند. با شناسایی این اشتباه‌ها می‌توان از زمان خود به بهترین نحو ممکن استفاده کرد.

مردم چه اشتباه‌هایی را در مدیریت زمان انجام می‌دهند و چگونه می‌توان به آن‌ها پایان داد؟ این مقاله در سایت کو‌آرا (Quora) توسط نیر ایال (Nir Eyal)، نویسنده کتاب قلاب، نوشته شده است. سایتی برای به اشتراک‌گذاری علم که به مردم این امکان را می‌دهد تا دیگران یاد بگیرند و درک بهتری از دنیا به دست آورند.
تنها دلیلی که من می‌توانم درباره اشتباه در مدیریت زمان صحبت کنم، این است که همه آن‌ها را مرتکب شده‌ام. من در حال از بین بردن حواس‌پرتی‌ام بودم که راه‌های مناسب و نامناسبی را برای استفاده از زمان و شناسایی اشتباه‌های خودم کشف کردم. چهار اشتباهی که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهم کرد.

۱) بی‌ارزش بودن زمان
سال‌ها پیش لوکیوس سِنِکا (Lucius Annaeus Seneca)، فیلسوف رواقی اهل روم، نوشت:
مردم در مراقبت از اموال شخصی خود صرفه‌جویی می‌کنند؛ اما وقتی نوبت به زمان می‌رسد که باید در استفاده از آن خسیس بود، بیشتر از همه چیز آن را هدر می‌دهند.
بحث من این است که ما با زمان و توجه به عنوان کالای ارزان‌قیمت رفتار می‌کنیم و همه ما نیاز داریم که آن‌ها را ارزشمند بدانیم. به محض اینکه به عوامل حواس‌پرتی خودم در طول روز توجه کردم، فهمیدم که چقدر از زندگی من به خاطر عوامل ناچیز نابود شده است.


۲) نداشتن برنامه‌ریزی روزانه
بر طبق یک مطالعه، فقط یک سوم آمریکایی‌ها برنامه‌ریزی روزانه دارند. یعنی آن‌ها بدون هیچ‌ برنامه‌‌ای برای استفاده از روز خود بیدار می شوند. این موضوع برای من یک علامت خطر و یک مشکل ساده قابل حل است که می‌تواند به مردم برای اصلاح زندگی و زمان خود کمک کند.


۳) استفاده از یک لیست نامحدود کارهای روزانه
من قبلاً همه کارهایی را که باید انجام می‌دادم را در یک تکه کاغذ یا فایل لیست می‌کردم. سپس در پایان روز، احساس ناراحتی می‌کردم؛ زیرا که همه آن‌ها را تمام نکرده بودم. راه‌های زیادی برای نوشتن کارهای روزانه وجود دارد؛ اما به نظر من، تهیه یک لیست از تمام کارهایی که باید انجام دهید، اشتباه است.


۴) زمان گذاشتن برای کارهای بی‌ارزش
در اکثر مواقع٬ حتی اگر ما از یک برنامه‌ریزی استفاده کنیم، از آن برای انجام وظایف خود استفاده می‌کنیم. مثلاً «برو لباس‌هایت را از خشک‌کن بردار»، «قسمتی که از گزارش باقیمانده‌ات را تمام کن»، «برو ورزش کن.». به ندرت اتفاق می‌افتد که راجع به برنامه‌ریزی خود طبق ارزش‌ها فکر کنیم. به نظر من یکی از بزرگترین تغییرهای زندگی من این است که مطمئن شوم برنامه‌ریزی من منعکس‌کننده چیزی است که من برایش ارزش قائل هستم. این موضوع مهمی است. شما می‌توانید به برنامه‌ریزی من نگاه کنید و بفهمید که چه چیزی برای من اهمیت دارد.



@time_managers

⏰ ۵ استراتژی مدیریت زمان برای مدیران

1️⃣ از بلوک های زمانی استفاده کنید: یعنی هر روز کاری خود را به چند بخش تقسیم کنید و در هر بخش یک کار مشخص را انجام دهید به عنوان مثال، دو ساعت را به کار با کیفیت و عمیق اختصاص دهید، دو ساعت را برای جلسات پیش بینی کنید، یک ساعت را به کارکنانتان اختصاص دهید، زمانی را برای دیدن و پاسخ دادن نامه ها و پیامها اختصاص دهید و... . مراقب باشید که در هر یک از بلکهای زمانی، عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید و به کار دیگری نپردازید.

2️⃣تفویض اختیار کنید: معمولا" مدیران علاقه ای به این کار ندارند و کسی را بهتر از خودشان برای انجام کارها نمی شناسند! اما با تفویض اختیار به اعضای تیم خود، هم آنها را توانمند می کنید و هم خود را آزاد می‌بینید تا روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید.

3️⃣هر ماه را از قبل برنامه ریزی کنید: در اواخر هر ماه، اهداف خود و واحدتان را برای سه ماه آینده بررسی کنید و تصمیم بگیرید که برای رسیدن به آن اهداف، در ماه آینده چه کاری باید انجام دهید. همچنین زمانی را در تقویم خود برای موارد اضطراری یا کارهای پیش بینی نشده اختصاص دهید.

4️⃣ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید: زمان انجام یک کار را دست کم نگیرید و حتی کمی به زمان مدنظرتان برای انجام کار اضافه کنید. به عنوان مثال، حتی اگر فکر می‌کنید که سه روز کاری برای ایجاد و ارائه یک گزارش به مدیریت ارشد کافی است، کمی بیشتر در نظر بگیرید تا در صورت وقوع مسائل پیش بینی نشده دچار استرس نشوید.

5️⃣ زمان اوج بهره وری خود را به بشناسید: مشخص کنید چه زمانی (صبح یا ظهر) بیشترین انرژی را دارید و ذهن راحت تری برای ارائه بهترین کار را دارید. سپس خسته کننده ترین و وقت گیرترین مسئولیت های خود را در آن زمان انجام دهید.

✍منبع: www.forbes.com
نقل از کانال مدیرراه @modirrah




@time_managers

⏰زنگ ساعت‌تان را دوباره تنظیم کنید!

🔸نتایج مطالعه‌ای مشترک از دانشگاه کلرادو بولدر و موسسه تحقیقاتی براد وابسته به دانشگاه‌های ام‌آی‌تی و هاروارد، نشان می‌دهد یک‌ساعت زودتر بیدار شدن نسبت به زمانی که معمولا از خواب بیدار می‌شوید می‌تواند خطر ابتلا به افسردگی را تا ۲۳ درصد کاهش دهد. طبق این مطالعه هر یک‌ساعتی که زودتر بیدار شوید، این مزیت بیشتر خواهد شد.

🔸از سوی دیگر نتایج این تحقیق گویای آن است که کرونوتایپ chronotype (تمایل فیزیولوژیک انسان‌ها برای ترجیح صبح یا شب) با خلق در ارتباط است. به عنوان مثال، احتمال اینکه جغدهای شب (کسانی که بیداری شب را ترجیح می دهند) به افسردگی مبتلا شوند دو برابر پرندگان صبحگاهی (کسانی که شبها زودتر به خواب می روند) است.

🔸به گفته سلین وتر، محقق فیزیولوژی تلفیقی دانشگاه کلرادو بولدر، چند توضیح قابل قبول برای این مساله وجود دارد. پرندگان صبحگاهی بهتر می‌توانند با برنامه معمول کار-استراحت خود را هماهنگ کنند، در حالی که ممکن است جغدهای شب برای سازگاری با آن زمان سخت‌تری را سپری ‌کنند.

🔸به گفته وتر، به لحاظ فیزیولوژیک افرادی که زودتر بیدار می‌شوند بیشتر و زودتر در معرض نور قرار می‌گیرند، و این مساله می‌تواند در تندرستی آنها تاثیرگذار باشد: کرونوتایپ امری ژنتیک در افراد است، ولی کارهایی وجود دارند که می‌توانید ساعت بدنتان را مدیریت کرده و زودتر بیدار شوید:

▪️نور یکی از چیزهایی است که باید به آن توجه کنیم. بنابراین تلاش کنید روزهایتان را روشن نگاه دارید (تلاش کنید صبح‌ها را در بیرون از خانه باشید) و شب‌هایتان را تاریک کنید.
▪️استفاده از وسایل الکتریکی را قبل از رفتن به رختخواب به حداقل برسانید.
▪️ورزش کردن زودهنگام در روز می‌تواند سیگنال‌هایی را که به بدنتان می‌گوید این زمان بیدار شدن و به تختخواب رفتن است تقویت می‌کند.
▪️در آخر، از خوردن میان‌وعده‌های شبانه پرهیز کنید، چراکه می‌تواند گوارش و در نتیجه خوابتان را تحت تاثیر قرار دهد.

🔸ولی به خاطر داشته باشید که هیچ زمان ایده‌آلی برای به رختخواب رفتن یا بیدار شدن وجود ندارد و بیشتر احتمال وجود یک محدوده زمانی وجود دارد. ولی مدت زمان بهینه خواب برای بزرگسالان بین ۷ تا ۹ ساعت در شب است.

🔸برای مطالعه وتر، پژوهشگران از داده‌های دی‌ان‌ای ۸۴۰ هزار نفر شرکت‌کننده در تحقیق و پایگاه داده زیست پزشکی UK Biobank بهره برده‌اند.
 


@time_managers