Биллинг рабочего времени в in-house: подходы. Часть 1

Продолжим тему биллинга, начало здесь.

📎 Обсудив собственно ключевой вопрос "Зачем?", стоит теперь поговорить о том и "Как?".

Для большинства in-house юристов фраза "учет рабочего времени" звучит как угроза. Обычно в сознании она неразрывно связана с миром юридического консалтинга, порой с поминутными интервалами и постоянным давлением "billable hours". Выбор модели учета времени будет конечно очень сильно влиять на мотивацию каждого сотрудника в этом быть.

Какие варианты моделей биллинг здесь могут быть?

1️⃣ Модель 1. Статусный учет

Это, по сути, отсутствие формализованного учета. Работа оценивается по принципу "задача выполнена/не выполнена". Руководитель оценивает загрузку команды на основе наблюдений, количества задач, их сложности и субъективного ощущения в формате "все в огне".

🔎 Как это выглядит: может даже не быть таблиц или учета в системах. Все держится на доверии и интуиции руководителя.

➕Плюсы: отсутствие административной нагрузки. Высокий уровень доверия (пока все идет хорошо).

➖Минусы: объяснить загруженность и необходимость еще одного юриста можно определить по динамике роста числа задач.
Риск выгорания. "Тихие" и исполнительные сотрудники могут быть систематически перегружены, и это останется незамеченным. Невозможность оптимизации. Вы не можете улучшить то, что не измеряете. Где "узкие горлышки"? Какие задачи пожирают время? Ответов нет.

2️⃣ Модель 2. Ретроспективный ("дневниковый") учет

Шаг к осознанности. В конце дня или недели юрист в свободной форме записывает, чем он занимался. Например: "Готовил договор поставки, участвовал в переговорах по проекту, отвечал на запросы отдела продаж".

🔎 Как это выглядит: Простой файл в Excel или Word, раз в неделю отчет в эл.почте, записи в ежедневнике, рассказ на планерке с руководителем.

➕Плюсы: не требует сложных инструментов. Дает самое общее представление о задачах команды.

➖Минусы: неточные данные - многие мелкие, но важные задачи забываются. Сложность анализа - эти текстовые данные практически невозможно агрегировать и анализировать без ручной обработки.

3️⃣ Модель 3. Категорийный учет

Сбалансированный и эффективный подход для большинства юридических департаментов. Рабочее время распределяется по заранее определенным, укрупненным категориям.

🔎 Как это выглядит: Юрист в конце дня распределяет свои 8 часов по категориям. Например: "Договорная работа - 4 часа, судебно-претензионная работа - 2 часа, консультирование – 1,5 часа"

➕Плюсы: собирается достаточно данных для анализа, но процесс не перегружает юристов. Дашборды и отчеты моментально показывают, на что уходят ресурсы департамента в целом. Увидев, что 40% времени уходит на типовые договоры, вы получаете железный аргумент для внедрения конструктора документов.

➖Минусы: может скрывать неэффективность внутри самой категории. Не всегда показывает, для какого именно бизнес-подразделения велась работа.

Продолжение следует.

#Биллинг
#Legal_Operations

Главный критерий успеха команды-победителя Олимпийских игр

📎 В Казани на прошлой неделе состоялся прекрасный форум - Kazan Legal Week 2025 с отличной деловой программой. Расскажу про одно из невероятных выступлений на нем.

🥇 Утром уже в 9.30 свое выступление начал в качестве хэдхлайнера самой первой сессии Владимир Романович Алекно, главный тренер волейбольного клуба «Зенит-Санкт-Петербург», главный тренер мужской сборной России, которую привёл команду к победе на Олимпийских играх в Лондоне в 2012 году.

🧭 Нужно сказать, я сам очень хотел обязательно успеть на эту сессию. Мне самому очень близок самый разный спорт, и послушать такого уважаемого человека еще и с темой "Лидерство. Принципы создания команды-победителя" на форуме для юристов для меня было очень ценным и как для спортсмена (пусть и из других видов спорта), и как для Head of legal.

Отмечу, что зал этим утром был полным. Мы - зрители сидели почти полностью по кругу, внутри которого в центре был наш уважаемый спикер.

🎙️ Владимир Романович рассказал о своем пути, состоянии спорта в переломные периоды, что предшествовало тому, когда его пригласили возглавить мужскую сборную команду в качестве главного тренера, как он видел свою работу с командой, какие принципы он закладывал в ее функционирование, что считал очень важным в работе каждого члена команды, как понимал, что каждый игрок действует с полной самоотдачей, в чем ключ к успеху.

В качестве главного принципа, который привел к успеху всю команду, Владимир Романович сказал "Дисциплина".

🎯 Он развернуто, содержательно рассказал, что он в это вкладывал и как действовал, чтобы к этому в команде все пришли. И в конечном счете в его понимании следование именно этому принципу привело всю команду к успеху.

А еще Владимир Романович очень верил в свою команду.

И весь зал, затая дыхание, слушал.

🏋️ От себя могу сказать глазами спортсмена, что "дисциплина" - это не про какую-то муштру, не что-то, что за многие годы что у всех вызывает какую-то оскомину со школьных времен, это совершенного другое содержание и мышление, это требование к самому себе. Соблюдать план на тренировку, следовать спортивному режиму и расписанию, сочетать время нагрузок и время восстановления, режим питания, режим управления жизненными стрессами и своим состоянием, это просто другая жизненная философия. Это умение ставить цель и идти к ней.

📽️ Во время выступления участникам этой невероятной сессии показали отрывок из фильма о событиях финального матча когда мужская сборная в невероятной борьбе победила мужскую сборную по волейболу Бразилии и стала олимпийским чемпионом на Олимпийских играх в Лондоне в 2012 году. Вот здесь можно увидеть целиком этот документальный фильм.

В конце Владимир Романович сказал еще о том, что с тех пор он так и не смотрел еще техническую запись этого матча, с его слов - время еще не пришло.

#Команда
#Мероприятия
#Мотивация
#Спорт

Биллинг рабочего времени в in-house: подходы. Часть 2.

Продолжение. Начало здесь и здесь.

4⃣ Модель 4. Поштучный учет каждой задачи

🔎 Как это выглядит: ведется учет времени на каждую задачу. Согласование конкретного договора - 1 час. Звонок с юристами подрядчика - 20 минут.

➕ Плюсы: можно анализировать сложность любых задач и рациональность привлечения разного уровня юристов к той или иной задаче.

➖ Минусы: трудоемкость организации учета времени на каждую задачу если это происходит вручную, а не автоматизировано. Самый большой негатив сотрудников, если каждый это делает вручную.

5⃣ Модель 5. Проектный учет (фокус на бизнес-результат)

Здесь время учитывается не в разрезе типа юридической задачи, а в привязке к конкретному бизнес-проекту, продукту или внутреннему заказчику (департаменту).

🔎 Как это выглядит: проект по запуску нового продукта - 3 часа. Поддержка Департамента маркетинга - 2 часа.

➕ Плюсы: видно, сколько юридических ресурсов «стоит» та или иная инициатива. Позволяет корректно перевыставлять затраты на юристов внутри холдинга на бюджеты конкретных бизнес-юнитов. Юристы не просто "пишут документы", юристы - участники конкретных бизнес-проектов.

➖ Минусы: сложнее учитывать мелкую, текущую работу, не привязанную к проектам. Требует четкой системы ведения и кодификации проектов в компании.

6⃣ Модель 6. Гибридный учет

Подход объединяет категорийный, поштучный и проектный учет. Юрист указывает и проект, и тип задачи.

🔎 Как это выглядит: запись в системе может выглядеть так: Проект: "Запуск нового продукта" | Категория: "Договорная работа (Подряд)" | Время: 3 часа.

➕ Плюсы: вы можете ответить на любой вопрос: сколько тратится на судебную работу в рамках поддержки маркетинга, а сколько продаж. Какова стоимость юридического сопровождения проверки и регистрации нового товарного знака. Позволяет с высокой точностью прогнозировать ресурсы на будущие типовые проекты.

➖ Минусы: требует большей дисциплины от команды. Нуждается в поддержке IT-системы (простой Excel тут уже не справится).

🧭 Какой же путь выбрать?

Выбор модели зависит от целей и уровня зрелости. Стоит начинать с чего-то простого и можно переходить дальше по моделям, подбирая то, что более всего подходит и требуется на текущем этапе. Можно начать с категорийного учета. Это быстрый и относительно безболезненный способ получить первые ценные инсайты. Проектный учет отлично подходит для ключевых проектов.

💡 Учет времени — это не про тотальный контроль. Это про язык, на котором юридический департамент может говорить о своей эффективности, ресурсах и, в конечном счете, о своей ценности. А когда этот диалог построен на объективных данных, выигрывают все.

#Биллинг
#Legal_Operations

Зачем необходимы бенчмарки юридических департаментов?

📎 Помню как раньше у меня периодически возникал вопрос, а где мы как команда находимся, на сколько мы в каждой из составляющих развиты, к какому уровню развития везде и в целом идем или хотели бы прийти. Каковы лучшие практики, каковы стандарты в целом. Ведь не было никакого учебника, справочника или словаря, на который можно было ровняться, чтобы делать наиболее эффективным образом. Не правильным, а именно эффективным.

Под бенчмарком понимается процесс выявления примеров эффективного функционирования чего-либо с целью улучшения собственной работы.

🔎 Так зачем же он нужен на самом деле? Попробуем разобраться.

1️⃣ Объективный разговор

Бенчмарк — это главный козырь в диалоге. Вместо абстрактных "мы много работаем" вы приходите с конкретными данными:

- "Наш бюджет на юриста на 15% ниже среднего по отрасли"

- "Соотношение юристов к общей численности сотрудников компании у нас оптимальное для нашего сектора"

- "Наши затраты на внешних консультантов составляют 30% от общего бюджета, что соответствует лучшим практикам компаний нашего размера"

Это переводит диалог из плоскости мнений в плоскость фактов. Вы начинаете предметно говорить о стоимости и ценности юридической функции.

2️⃣ Зеркало для самооценки

Самый честный взгляд на себя — это взгляд со стороны. Бенчмарки — это и есть то самое зеркало. Сравнивая себя с рынком, вы моментально видите свои сильные и слабые стороны:

Где мы неэффективны?
Возможно, у нас завышена стоимость сопровождения судебных споров или слишком долгий цикл согласования договоров. Это точка роста.

В чем мы лучшие?
А может, мы автоматизировали рутину и наши операционные расходы на юриста ниже рыночных. Это достижение, которое можно транслировать.

Куда направить ресурсы?
Если видите, что коллеги по отрасли активно инвестируют в LegalTech для автоматизации, а вы все еще делаете это вручную, - это прямой сигнал к действию.

3️⃣ Обоснование бюджета и ресурсов

Просить нового человека в команду или бюджет на внедрение LegalTech - всегда сложно. Бенчмарк превращает просьбу в обоснование.

Нужен юрист?
Покажите, что нагрузка на одного вашего сотрудника (по количеству договоров, судов, проектов) на 30% выше, чем в среднем по отрасли. Это уже не прихоть, а производственная необходимость для снижения рисков выгорания и ошибок.

Нужна технология?
Покажите, сколько времени ваши юристы тратят на рутинную работу по сравнению с конкурентами, у которых внедрен LegalTech. Посчитайте, как быстро окупятся инвестиции за счет высвобождения часов дорогостоящих специалистов для более сложных задач.

4️⃣ Управление внешними консультантами

Вы можете сравнить соотношение ваших затрат на внешних и внутренних юристов с отраслевыми показателями. Возможно, вам выгоднее нанять специалиста в штат, чем постоянно отдавать эту функцию на аутсорс.

5️⃣ Управление развитием

Вы можете понять тренды обучения, каким hard и soft навыкам стараются обучать другие, и понимать куда все движутся в своём развитии. Каков бюджет на обучение в целом.

Кстати, результаты такого опроса можно посмотреть вот здесь.

🔎 Что сравнивать? Ключевые метрики:

❇️ А. Финансовые - общий бюджет юрдепа, затраты на одного внутреннего юриста, доля расходов на внешних консультантов, стоимость одного часа работы внутреннего юриста.

❇️ Б. Операционные - соотношение юристов и других сотрудников, количество договоров/судов/проектов на одного юриста, среднее время согласования типового договора.

❇️ В. Качественные - уровень удовлетворенности внутренних заказчиков

🧭 Департамент, который использует бенчмарки - это стратегический партнер. Он прозрачен и эффективен. Он не просто реагирует на проблемы, а управляет юридической функцией на основе данных, предвидя риски и возможности. Цифры - лучший друг. Они - ваш лучший союзник.

#Бенчмаркинг

Книга "Руководство по улучшению бизнес-процессов" от Harvard Business School Press

📚 Давно не делился обзорами книг. Эту книгу прочёл очень быстро, читается очень легко и непринужденно. При том, что точно принесет пользу.

📝 Авторы начинают с азов - что такое бизнес-процесс и почему его оптимизация важна для выживания компании.

🧭 Книга даёт представление о самых главных вещах в теме бизнес-процессов:

1️⃣ Из чего состоят

2️⃣ Как анализировать и планировать их улучшение

3️⃣ Как анализировать эффективность

4️⃣ Как внедрять изменения бизнес-процессов

📎 Полезным дополнением книги являются приложения, например:

📌 Как принять решение о том, нужно ли совершенствовать бизнес-процесс

📌 Таблица для сравнительного анализа реорганизации бизнес-процесса

Информация в книге подана логично и последовательно, от простого к сложному.

💡 Эту книгу можно действительно использовать как учебник или как справочник для решения конкретных задач по совершенствованию бизнес-процессов.

#Книги
#Оптимизация_бизнес_процессов

Книга "Управление изменениями без потрясений и конфликтов" Ицхака Адизеса

📚 Кажется имя автора этой книги известно очень многим, но в самом начале ее прочтения возникает стойкое понимание, что эта книга на самом деле не про привычную методологию управления изменениями, скажем как у Джона Коттера, когда change management - это про управление конкретными организационными изменениями, как например, цифровизация, смена стратегии, внедрение изменений в процессы и т.д.

📎 Эта книга вообще про менеджмент как таковой в условиях постоянных изменений, о стилях управления, роли лидера, и многих других важных вещах в организационном управлении.

🔎 Тем более, что оригинальное название книги на английском кстати такое: "Mastering Change: The Power of Mutual Trust and Respect in Personal Life, Family Life, Business and Society" - т.е. можно перевести более близко к русскому языку так "Овладение переменами: сила взаимного доверия и уважения в личной жизни, семье, бизнесе и обществе". Пишет он конечно же больше про компании, хотя предлагаемая им методология поможет конечно же не только внутри компаний, но и действительно в личной жизни, бизнесе (в книге есть примеры из рекламных кейсов даже), обществе и не только.

🔑 Для Адизеса изменения это естественное состояние любой живой системы, а не только какие-то проектные изменения в чем-либо. По сути он говорит: изменения постоянны и задача управления научиться жить и развиваться в условиях постоянных изменений.

Поэтому эта книга о том, как строить систему управления, способную выдерживать и адаптироваться к изменениям, чем о конкретных инструментах управления изменениями в проектном смысле.

🎯 Адизес в книге предлагает модель RAEI - анализируя типы лидеров, конфликт различных ролей и корпоративную культуру. Все это нужно, чтобы понять почему изменения проходят плохо или хорошо и готова ли выстроенная система управления их воспринять.

🧭 По большому счету, эта книга про архитектуру менеджмента и не только, основанную на понимании различии психотипов людей.

Для успешного управления, по мнению Адизеса, необходимо выполнение четырех ключевых ролей (модель RAEI):

📌 P (Producer) - Производитель: нацелен на результат здесь и сейчас

📌 A (Administrator) - Администратор: выстраивает и поддерживает порядок и систему

📌 E (Entrepreneur) - Предприниматель: генерирует новые идеи и видит возможности для будущего

📌 I (Integrator) - Интегратор: создает гармонию и объединяет людей для достижения общих целей.

💡 Идеального руководителя, совмещающего все четыре роли, не существует, т.к. у каждого человека скорее различное сочетание этих элементов, с разной степенью преобладания той или другой. Сила - в создании взаимодополняющей команды, где разные стили уравновешивают друг друга.

📝 Книга написана в формате бесед с учеником, что делает сложные концепции более доступными и понятными. В книге описано про смысл управления как таковой, эффективность и результативность, ответственность, полномочия, власть и влияние, взаимное доверие и взаимное уважение, коммуникации и качество решений.

📎 Местами книга может показаться чуть более философской, но основополагающие вещи очень понятны и точно вполне прикладные.

#Книги
#Менеджмент

Про mNPS - индекс лояльности к руководителю

📎 Все мы слышали про NPS (Net Promoter Score) как методологию оценки лояльности. Которая изначально была создана для оценки лояльности клиентов к компании, товару, услугам, сервису и готовности их рекомендовать другим клиентам.

📌 Также эту же методологию стали затем использовать для оценки уровня лояльности сотрудников к компании как работодателю и готовность ее рекомендовать как место работы другим. Именуют ее как eNPS (Employee Net Promoter Score).

📌 Сейчас многие Юрдепы (и в принципе любые подразделения компаний) также стали использовать методологию NPS для оценки удовлетворенности работы в данном случае внутренних заказчиков юристами.

💡 И есть еще плоскость применения той же методологии - оценка уровня лояльности сотрудников своему непосредственному руководителю. По аналогии ее именуют mNPS (Manager Net Promoter Score). Эта метрика означает, насколько сотрудники готовы рекомендовать другим работу с их непосредственными руководителями.

🧭 Анализ метрики mNPS, например, помогает:

1️⃣ Развивать управленческие навыки у руководителей

2️⃣ Работать с корпоративной культурой команды

3️⃣ Принимать управленческие решения

4️⃣ Снижать текучесть кадров

5️⃣ Работать с отношениями сотрудников и их непосредственных руководителей

🎯 Такая оценка mNPS очевидно актуальна, когда в команде есть лиды направлений - руководителей, поэтому такая оценка применима и к ним - от сотрудников в их мини-командах.

📝 Ценно также сравнивать eNPS (лояльность к компании) и mNPS (лояльность к своим непосредственным руководителям). И конечно же отлично, когда эти уровни eNPS и mNPS сопоставимо близки.

#Метрики

Реестры НЕюридических бизнес-процессов для юристов

📎 В организациях может быть самое разное множество различных бизнес-процессов.

У части этих бизнес-процессов владельцем будет юридическое подразделение, а у части различные другие подразделения.

📍 Бизнес-процессы, где юридическая функция не является владельцем или не участвует в целом в них, могут требовать внимания юристов в силу как специфики регуляторного законодательства, так и внутренних правил и политик в компании.

📚 Например, владельцем всего процесса размещения рекламных материалов будет являться рекламный отдел, отдел размещения или другое неюридическое подразделение. Или, например, процесс анализа данных по клиентам-физическим лицам относительно истории их покупок - там тоже владельцем самого процесса анализа будет являться какое-либо аналитическое подразделение и юристы могут и не участвовать. Но в каждом из этих процессов может быть (а может и нет) какая-либо юридическая составляющая, требующая внимания юристов, как на примере этих кейсов выше, в части законодательства о рекламе, или в части законодательства о персональных данных.

📍 При этом в компании рекламные процессы могут быть еще и в различных департаментах, как и если, скажем, когда говорим о процессах обработки персональных данных - тоже могут быть самые разные подразделения.

🧭 В таких случаях юридической функции стоит систематизировать и актуализировать информацию о бизнес-процессах не только, где она владелец или участник, но и там, где формально бизнес-процесс давно работает без участия юристов или участия юристов никогда не требовал.

🔑 Цель создания таких реестров бизнес-процессов смежных подразделений не бюрократизация и формирование избыточных данных, а проактивное управление юридическими рисками, оптимизация ресурсов юридической функции и обеспечение прозрачности таких бизнес-процессов для самих юристов.

📋 В качестве примера структуры такого реестра бизнес-процессов смежных подразделений, требующих внимания юристов:

1️⃣ Наименование

2️⃣ Краткое описание бизнес-процесса

3️⃣ Владелец процесса (подразделение) и основные участники

4️⃣ Ключевые применимые нормы и регуляторные риски

5️⃣ Уровень юридического риска (например, высокий, средний, низкий)

6️⃣ Формат участия юристов в процессе

7️⃣ Дата последнего анализа процесса юристами

💡 О том, как можно структурировать Реестр бизнес-процессов самих юристов, см. публикацию в этом ТГ-канале.

#Управление_бизнес_процессами
#Управление_рисками

Как прошло обучение на курсе по нейросетям для юристов

📎 Я ранее делился планами пойти на курс по нейросетям для юристов от Павла Мищенко и Runetlex Academy. Этот курс проходил как раз в мае-июне, и вот сейчас готов поделиться обратной связью по этому курсу.

👨‍🏫 Итак, что мне увиделось ценным:

1️⃣ Курс действительно подходит и тем, кто только начинает, и тем, кто уже продвинулся

2️⃣ Уроки есть как по базовым вещам, в виде самых основ понимания что такое нейросети и как они устроены, каковы риски их использования, так и навыки написания промтов (способа общения с нейросетями), и куда гораздо более продвинутые вещи

3️⃣ Много полезного практического опыта от спикеров по использованию нейросетей в юридической работе, есть даже про применение юридического дизайна нейросетями

4️⃣ Общая структура уроков сопоставима с основной работой любой юридической команды, т.е. есть уроки, например, и по использованию ИИ для договорной работы, и созданию и анализу документов с помощью ИИ, и в судебной работе

5️⃣ Расскажут, как сделать свой адаптированный под ваши личные нужды ИИ на базе существующих нейросетей, или как собрать свой собственный конструктор на платформе make.com

6️⃣ Есть урок и для тех, кто готов начать погружение в программирование и освоить базовые вещи по известному, эффективному языку программирования Python, который открывает путь к написанию своих собственных программных приложений, которые могут облегчить юридическую работу и почувствовать себя разработчиком Legal Tech решений

7️⃣ Благодаря разнообразию спикеров и их практическому опыту, вы сможете увидеть этот их опыт с самыми разными нейросетями, и понять для каких задач вам лучше подойдёт та или иная из них

8️⃣ Сами уроки наглядные и практичные, спикеров интересно слушать, а все обучение проходит на удобной веб-платформе

9️⃣ Ну и конечно практические задания для отработки увиденного на занятиях

💡 Что важно - уже во время урока сразу понимаешь, как можешь сам или в команде привнести новый опыт использования ИИ в работе.

🎯 Могу сказать про себя, для меня как минимум две нейросети открылись с новой стороны (гораздо лучше понял их возможности и плоскости применения в работе юриста), и я их стал заметно чаще использовать, чем до этого.

🧭 Практика использования нейросетей нарабатывается быстро, главное практиковать, еще раз практиковать и изучать опыт других.

📍 И если что, вот авторы курса запускают как раз новый поток этого курса, он стартует 14 августа - https://runetlex-academy.ru/neuralnetworks

#Нейросети