В качестве предисловия и давайте знакомиться!

Меня зовут Юрий Донников:

Этот канал про то, как сделать работу юридической функции эффективной через выстраивание самых разных бизнес-процессов вокруг и внутри нее.

📝 Несколько слов обо мне:

● кандидат юридических наук

● опубликовал 15 научно-практических статей по вопросам правового регулирования сферы ИТ

● автор книги «Правовое регулирование создания и использования баз данных»

● Директор Юридического департамента и комплаенс в компании HeadHunter, до этого работал на разных юридических позициях в компаниях фармацевтического / медицинского оборудования, FMCG индустрии, строительстве и производстве

    ● входит с 2020 г. в ТОП-50 Директоров по правовым вопросам по версии ИД "Коммерсантъ" и Ассоциации менеджеров

    ● победитель конкурса The Department ("Лучшие юридические департаменты — 2025") в номинации "Лучшая команда" и "Эффективная организация договорной работы", победитель конкурса «Лучшие юридические департаменты — 2022» в номинации «Информационные и финансовые технологии», победитель конкурса «Лучшие юридические департаменты - 2021» в номинации «Правовое сопровождение цифровых продуктов»

  ● осуществляет экспертную работу по развитию законодательства по правовому регулированию сферы информационных технологий (персональные данные, интеллектуальная собственность, антимонопольное регулирование, цифровые сервисы и другие области)

    ● член экспертного сообщества L.I.N.K., Ассоциации антимонопольных экспертов (ААЭ), Объединения корпоративных юристов (ОКЮР), Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК), Совета по развитию антикоррупционного комплаенса и деловой этики при ТПП РФ

    ● преподаватель модулей "Бизнес-процессы", "Договорный процесс", " Продуктовый подход" на курсе ВШЭ "Лидерство в юридической функции: практический курс для руководителей"

    ● преподаватель модулей "Метрики эффективности в работе юридического департамента", "Автоматизация согласования договоров", "Автоматизация управления интеллектуальной собственностью" на совместной программе магистратуры ВШЭ и Нетологии "LegalTech:  автоматизация юридических процессов"

Процесс входа новых сотрудников в команду

📎 С тех пор как юридическая команда у нас стала распределеннной (сейчас это уже Москва, Ярославль, Санкт-Петербург, Новосибирск, Минск и Алматы), ну и удаленка в пандемию к этому подтолкнула, я ввел за практику проводить онлайн-встречи при выходе нового сотрудника к нам в команду.

📌 На этой встрече новый сотрудник коротко рассказывает о себе:
● на какую функциональную зону работы к нам выходит и чем будет заниматься
● несколько слов о себе, опыт работы, образование
● увлечения и хобби, интересы

📌 Затем именно каждый существующий сотрудник делает тоже самое с очень похожей структурой рассказа о себе:
● в каком направлении работает, чем может быть полезен новому коллеге
● несколько слов о себе
● увлечения и хобби, интересы.

Тоже самое делаю и я сам о себе.

🎯 Решаемые задачи такого формата процесса:
● формирование понимания, как новый сотрудник может взаимодействовать с существующими и наоборот
● встраивание в единое пространство работы команды нового человека
● с кем могут быть общие интересы помимо работы

#Адаптация
#Команда
#HR

Процесс ввода руководителей направлений в работу

📎 Для ввода в работу руководителей направлений в составе юридической команды (например Руководитель практики персональных данных) рекомендуется делать рассылку электронного письма.

📌 Оно направляется:
● менеджменту компании
● директорам департаментов
● возможному кругу других руководителей из состава подразделений, с которыми может быть взаимодействие или обращение от них за юридической помощью к новому сотруднику

📌 В этом письме делается представление нового лида направления:
● название позиции, направление работы
● несколько слов о его практическом, релевантном опыте
● чем будет заниматься, по каким вопросам можно взаимодействовать
● если это новое направление в команде, то тезисно какие вызовы возникли, для разрешения которых новое направление появилось и какова миссия в связи с этим у нового сотрудника

🎯 Какие задачи это решает:
● адресует по вопросам деятельности этого направления сразу к новому сотруднику
● создает задел для будущего личного знакомства нового сотрудника с другими подразделениями

💡 Аналогичный подход реализуется на практике и у юридических фирм, когда ими размещается информация в социальных сетях и рассылается на электронную почту клиентам при выходе к ним/назначении нового партнера или руководителя практики.

#Адаптация
#Команда
#HR

Значима ли тема бизнес-процессов для руководителей юридических команд?

📊 По результатам исследования «Бенчмаркинг юридической функции – 2023», результаты которого были опубликованы в конце 2023 г. компанией «Технологии Доверия» (https://tedo.ru/benchmarking-legal-2023), первую строчку самых актуальных направлений деятельности в повестке задач руководителя юридической функции, среди отмеченных по его результатам, заняла задача по оптимизации юридических процессов.

📌 Согласно того же исследования на вопрос «В каких направлениях предпринимаются действия по повышению удовлетворенности внутренних клиентов?» указываются две ключевые сферы:
● «Оптимизация и повышение эффективности процессов»
● и «Автоматизация и технологии».

👩‍💻 При этом также отмечается, что 56% юридических команд имеют в своем штате как минимум одного сотрудника, занимающегося повышением эффективности юридической функции.

💡 Такие результаты опроса говорят о высокой значимости и актуальности этой темы для руководителей современной юридической функции, но это актуально и для юридических фирм.

#Бенчмаркинг
#Исследования
#Эффективность

Мероприятие: Кейс-марафон «Legal operations»

🗓️ 15 марта, 9:30-18:00
📍 г. Москва, ул. Большая Полянка, 2/10с1

🔗 Регистрация по ссылке: https://msal.ru/content/ob-universitete/konsortsium-i..

«Университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА) совместно с партнерами проводит мероприятие, которое будет посвящено обсуждению передовых практик управления юридическими функциями, применяемых в современном бизнесе.
Кейс-марафон – это площадка для обмена опытом и реальными кейсами между главами юридических функций, руководителями и лидерами в области Legal operations крупных государственных и частных корпораций и компаний, а также для лидеров решений в области legaldesign, legaltech, оптимизации процессов.»

🎙️ На этом мероприятии выступаю в секции «Управление знаниями в юридическом департаменте: методология, автоматизация, мотивация» c рассказом о практическом опыте Юридического департамента компании HeadHunter.
🗓️ Эта секция состоится в 17.00-18.00.

#Адаптация
#Команда
#Мероприятия
#Управление_знаниями

Управление знаниями

Важные поинты из моего выступления на секции "Кейс-марафон Legal Operations" 15 марта 2024 г.

📝 Управление знаниями The Corporate Legal Operations Consortium определяет как часть Legal operations и смотрит на него как на бизнес-процесс.

📌 Поэтому "Управление знаниями" - это процесс сбора, систематизации и структурирования, а также хранения, применения и распространения знаний внутри организации.

💡Знания - это очень ценный актив для любой организации.

🔑 Ценность знаний как актива в том, что они нужны для:
● Выполнения работы
● Решения задач
● Принятия решений

Парадокс знаний заключается в том, что самое важное в знаниях не накопление, а использование.

🔎 Причины сложностей при построении системы управления знаниями следуют одна из другой:
1. Не понимают зачем
2. Считают лишней нагрузкой
3. Не хотят этим заниматься

#Мероприятия
#Управление_знаниями

"Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть нехватку персонала"

✏️ С таким заголовком сегодня вышла статья в "Ведомостях".

📊 Как я недавно отмечал в итогах исследования рынка труда юристов (https://legaltalents.ru/tpost/zsarenfok1-rinok-yuristov-v-rossii), проведенного на основе данных hh.ru, рост числа вакансий юристов за 2023 г. составил +21%. Самый сильный рост числа вакансий пришелся на Ярославскую область (+57%). Тогда как в предыдущие ближайшие годы такого резкого роста числа вакансий не отмечалось вовсе в юридической сфере.

🔦 Число активных резюме юристов за год практически не изменилось и в плане прироста составило минус 0,02%.

📌 Зарплатные ожидания соискателей при этом заметно выросли.

"Безработица по итогам 2023 г. достигла самого низкого уровня за всю историю современной России – 3,2%. "Только повышая производительность, мы сможем преодолеть ограничения на рынке труда и поддерживать темпы роста заработной платы" – газета "Ведомости", 20 марта 2024 г.

🎯 В этих условиях, этот заголовок "Ведомостей" не случайный, действительно для решения возникающих задач и запросов как бизнеса, так и клиентов юридических фирм, стоит обратить внимание на пути оптимизации самых разных юридических бизнес-процессов (например, договорную работу в in-house, или процессы работы с проектами клиентов в юридических фирмах), это позволит:

● решить определенным образом вопросы нехватки квалифицированных юристов на рынке труда
● повысить эффективность и производительность существующей команды юристов
● сохранить удовлетворенность заказчиков
● получить конкурентные преимущества
● повысить привлекательность HR-бренда как работодателя чтобы соискатели-юристы понимая как классно у вас все внутри отстроено шли с большим интересом к вам трудоустраиваться
● избежать оттока существующих работников из-за плохих и не отстроенных бизнес-процессов

#Команда
#Оптимизация

"Юридический консалтинг как бизнес-партнер: путь к успеху"

🗓️ Принял участие в пленарной сессии "Юридический консалтинг как бизнес-партнер: путь к успеху" форума "Юридический менеджмент и консалтинг 2024", который состоялся 22 марта 2024 г. на площадке ВШЭ.

✒️ В ходе этой сессии основатель и Управляющий партнер Balayan Group Оксана Балаян, будучи модератором этой сессии, один из вопросов участникам этой сессии задала о том, являются ли технологические продукты юридических фирм критерием при их выборе в качестве подрядчика на проект?

💡Я ответил, что на сегодняшний день для меня, как для заказчика, основными критериями при выборе юридической фирмы остаются уровень правовой экспертизы и качество услуг.

🎙️ Этот ответ я дополнил пояснением о том, что на рынке по-прежнему представлены фирмы с разным уровнем по этим критериям, и сами фирмы пока будут конкурировать именно по ним. Тем самым когда по таким критериям фирмы на рынке окажутся на равном уровне, то и для клиентов начнут становиться все более важными другие критерии, в том числе технологические продукты юридических фирм.

#Мероприятия
#Цифровизация_Юрфирм
#Цифровые_Решения_Юрфирм

Цифровые решения юридических фирм для взаимодействия с клиентами

✏️ Если же отвечать на вопрос, а какие именно цифровые решения юридических фирм сейчас были бы востребованы клиентами, я бы отметил такие:

1. Защищенное облачное хранилище документов и материалов по проектам для их получения от клиента и использования (чаще мне приходилось пользоваться для этих нужд собственным корпоративным решением нашей компании), но когда речь шла о Due Diligence, то да, как правило у юридических фирм были свои Data room.

На практике чаще всего для обмена документами и материалами юридические фирмы используют обычную электронную почту и мессенджеры. Для проектов с небольшим объемом документов этого вполне достаточно даже для самих клиентов, но когда документов становится больше, часто ощущается потребность в специальном ИТ-решении.

2. Дашборд статусов и сводной информации по проектам, задач\подзадач внутри проекта

Сейчас выяснение статуса отдельной задачи или проекта в целом происходит в ходе звонков, сообщений, электронных писем. Через использование клиентом дашборда это бы убрало необходимость такой коммуникации для выяснения статуса.

3. Онлайн-отчеты (биллинг) по затраченному времени, состоянию расходования согласованного бюджета оплаты\бюджета времени юристов юридической фирмы по проектам клиента

Сейчас такие отчеты уже в финальном виде просто присылаются на электронную почту в конце проекта.

Могут быть конечно и другие цифровые решения, приносящее ценность клиентам, и которые могут в последующем стать критерием к выбору юридической фирмы по сравнению с остальными игроками на этом рынке.

🤝 По сути же указанные цифровые решения юридических фирм - это про удобство и эффективность в коммуникациях между юридической фирмой-подрядчиком и ее клиентами, а их внедрение и использование вполне практически целесообразно и оправдано.

#Цифровизация_Юрфирм
#Цифровые_Решения_Юрфирм

Process mining для оптимизации бизнес-процессов

🔎 Осенью 2023 г. мы решили попробовать использование ИТ-решений по Process mining для оптимизации бизнес-процессов и выявления слабых мест, чтобы их исключить: на процессе договорной работы по клиентам и процессе договорной работы по поставщикам и подрядчикам.

📗 Отличия BI (Business Intelligence) аналитики процессов и Process mining аналитики процессов.

📌 для BI аналитики:
а) цель - оценка KPI и метрик эффективности процессов
б) визуальное представление - аналитические дашборды с визуализацией (графики, диаграммы и пр.)
в) способ использования - отслеживание показателей по уже известным метрикам и областям

📌 для Process mining аналитики:
а) цель - исследование и анализ бизнес-процессов
б) визуальное представление - цифровая модель данных бизнеса-процесса, сформированная на цифровых следах процесса, и набор дашбордов, включая визуализацию карты процесса
в) способ использования - глубокое исследование и обнаружение неэффективности, о которой не было ранее известно на любых стадиях бизнес-процесса, формировать гипотезы как оптимизировать процесс.

🎯 В качестве первых выводов:
1. ИТ-решения Process mining наглядно сами строят AS IS на основе данных карты бизнес-процесса, и такую карту процесса удобно сравнить с тем, как вы ее сами отрисовали и изучить отличия если они есть, понять причину отличий
2. Карты процесса в ИТ-решениях Process mining наглядно визуально показывают все вариативности шагов бизнес-процесса, которые довольно сложно просчитать самому
3. ИТ-решения по Process mining могут группировать самые длинные и самые короткие пути вариантов маршрутов бизнес-процесса, а также самые часто встречаемые варианты маршрутов процесса
4. Главное, что позволяют с помощью AI формировать готовые гипотезы где стоит обратить внимание в процессах для их оптимизации и тут же их проверить, так и самому человеку проверять предложенные им гипотезы.

#Аналитика_Бизнес_процессов
#Оптимизация_Бизнес_процессов
#Process_Mining

Обучение управлению юридическими проектами

📚 За прошедшие выходные и часть пятницы основатель проекта The AntropoLawGist, Вероника Войновян провела для нашей юридической команды обучение с практическим погружением по программе Управление юридическими проектами по методологии Legal Project Management (LPM), разработанной International Institute of Legal Project Management, как адаптация проектного менеджмента работе с юридическими проектами.

💡Цель была еще и синхронизировать сразу всю команду единой методологии управления проектами, поскольку в команде есть и более опытные юристы в управлении проектами и те, кто недавно к нам присоединился, но знакомые с различной другой методологией управления проектами на практике.

Ребята узнали и новое для себя, а Вероника очень хорошо структурировала как все прежние знания, так и новые представленные.

По итогам обучения ребята отметили также большую ценность практической отработки в течение всех дней обучения в рабочих группах образовательного материала на проектах, и сформировали много новых идей.

🎯 В качестве саммари выбранного формата обучения:

1. Организованные сразу на всю команду обучения отлично ее синхронизируют, сонастраивают работе в единой методологии и повышают общую эффективность как по отдельности, так и всей команды, что также влияет и на единство информационного поля в команде, которое очень важно и ценно само по себе
2. Методологический материал сразу прорабатывается на практических заданиях в группах, и показывает как это работает на реальных кейсах
3. Команда получает новые идеи в текущей работе, которые могут давать сильные сдвиги в рабочих задачах
4. Ребята работали в смешанных группах, распределились спонтанно, а не по их обычному разделению по направлениям работы – работа в смешанных группах ими была отмечена очень ценной и эффективной для повышения уровня их внутреннего взаимодействия в дальнейшем между командами внутри нашего Департамента.

#Команда
#Обучение
#Управление_юридическими_проектами

Организационные структуры юридических функций

🔎 Год назад я исследовал организационные структуры юридических функций. Это были компании и юр.функции разных масштабов и сфер бизнеса, и где юристов до 10 и где юристов свыше 100.

💡 Выбор организационной структуры влияет на бизнес-процессы, их эффективность.

📎 Чаще встречались структуры:
1. Универсалы (юристы занимаются всем без разделения)
2. Отраслевого или экспертного деления (по направлениям права)
3. Дивизионального деления / по бизнес-юнитам (по направлениям бизнеса)
4. Смешанного типа (сочетание первых трех)

🛠️ Модель универсалов встречается обычно в случаях:
1. Когда функция формируется
2. Небольшая по численности команда
3. Есть множество задач из разных сфер, по отдельности их объёма недостаточно, чтобы на это выделять отдельную группу юристов, которые занимались бы только отдельными типами задач
4. Продуктовый подход - когда задачи затрагивают разные отрасли права, и с ними юристу нужно работать во взаимосвязи, чтобы качественно и эффективно обеспечить решение всех вопросов при создании/изменении продукта компании.

📌 Модели экспертного и дивизионального деления встречаются в средних и больших по численности командах и обусловлены масштабами деятельности самой компании. Когда разного рода задач из одних сфер столько по объему, что нужно на каждую сферу выделять не минимальное количество юристов, а сразу группу.

📌 Дивизиональный подход удобен и внутреннему заказчику. Дивизиональный подход близок к продуктовому.

📌 Экспертная модель максимизирует уровень самой экспертизы и позволяет решать любой сложности и критичности задачи.

Бывают и другие модели, как и аргументы их использования.

В чистом виде модели встречаются реже, обычно организационная структура сочетает сразу несколько моделей.

#Команда
#Организационные_структуры

📎 Взаимодействие in-house и юридических фирм в процессе предоставления и получения юридических услуг - это тоже бизнес-процесс.

🤝 При этом взаимодействие - это про направленность усилий с обеих сторон, поэтому на самом деле и от заказчиков тоже зависит как эффективно этот процесс будет функционировать.

🎙️ На неделе в гостях у юридической фирмы Birch Legal говорили о принципах взаимодействия in-house и в целом юридических фирм.

#Взаимодействие_Юрфирмы_Inhouse
#Референс_визиты

Пропускная способность

📎 Любой бизнес-процесс может определяться через количество задач, которые он способен пропускать через себя за определенное время. Это его физическая характеристика как диаметр у водопроводной трубы и объем потока воды через нее.

📌 Эта способность на практике соотносится с тем:
1. Сколько сотрудников требуется для обработки задач внутри этого процесса
2. Сколько задач при их обработке наоборот не требуют участия человека либо участие человека можно минимизировать - т.к. автоматизированы, делегированы и т.д.

📌 Поэтому при оптимизации бизнес-процесса через метрику пропускной способности можно фокусироваться в том числе на задачах:
1. Как уменьшить время на обработку одним сотрудником одной задачи
2. Как уменьшить число задач на одного сотрудника

Эти задачи выше являются также определенными величинами, метриками процесса, например, сколько один сотрудник за единицу времени может обрабатывать количество определенных задач.

💡 Если сами задачи в бизнес-процессе остаются неизменными по своим свойствам (например, их сложность нельзя уменьшить; количество времени, которое они затрачивают уже минимизировано за счет уровня экспертизы; их обработка уже автоматизирована, но участие человека требуется), то стоит отслеживать в динамике такой показатель как нагруженность: сколько задач приходится на одного сотрудника в бизнес-процессе за определенный период времени.

🧯Для этого стоит регулярно отслеживать соотношение числа сотрудников в бизнес-процессе и общее число задач в нем за месяц, чтобы не упустить момент когда число задач заметно выросло, а число сотрудников осталось прежним.

🎯 Отслеживание этих двух показателей очень помогает при прогнозировании динамики в бизнес-процессе (что в самый горячий период года процесс не сбойнет и он выдержит возросший поток задач) и что также ценное - при планировании кадрового плана на следующий год.

#Команда
#Пропускная_способность

Визит юридической команды Dodo Brands в HeadHunter Legal & Compliance team

📝 Сегодня в гостях у нас в HH Legal & Compliance team побывала Директор Юридического департамента международной компании Dodo Brands Алтын Нугманова и коллеги из ее замечательной команды.

🎙️ Коллеги поделились опытом организации и подходами в юридической работе Dodo Brands, а мы комментировали коллегам как организовано у нас.

💡 Какая бы ни была сфера деятельности у компании, множество тем и направлений в работе будут взаимоценными для обмена лучшими практиками: вопросы организационной структуры юридической команды, IP, персональные данные, договорная работа, выбор решений LegalTech, поддержка маркетинга, работа с клиентами, подрядчиками, трудовым правом, с рекламой и много чего еще.

Обмен опытом и практиками двигает профессию, помогает взаимно расти и развиваться.

🤝 Благодарим коллег из Dodo Brands за визит и встречу!

#Взаимный_обмен_опытом
#Команда
#Референс_визиты

Регулярность коммуникаций с заказчиками

📎 У вас в команде могут быть классные эксперты, вы умеете делать отлично проекты и решать задачи, но про коммуникации с заказчиками не стоит забывать. Это одинаково важно и для юридических фирм, и для in-house.

📚 Есть 2 типа заказчиков:
1.Оставил запрос и забыл до итогового результата
2.Оставил запрос и ему важна регулярная информация о статусе выполнения

📌 В первом случае, это может быть, например, заказчик, который вам уже очень доверяет и уверен в результате на прошлом опыте с вами, поэтому ему не нужно тревожиться, он знает что получит от вас ожидаемый результат в ожидаемый срок. Или задача понятная и предсказуемая, или по ней нет горящих сроков. Или же просто очень спокойный заказчик.

📌 Во втором случае, например, именно с вами заказчик работает впервые и еще у него не сформировалось понимания о вас. Либо у него есть свой автор запроса (например, CEO, акционеры) и его регулярно они спрашивают, а он по цепочке вас. Либо сложный проект, либо сроки поджимают и все нервнячают.

🤝 Важно понять и даже уточнить у заказчика какой степени регулярности и оперативности, объема нужна коммуникация по проекту.

Например, о результатах судебного заседания, которое закончилось поздно вечером, лучше коротко, но сообщить сразу, а не утром когда все и ваш заказчик прочитают об этом уже в СМИ.

🎯 Если от заказчика нет просьбы, указания как регулярно с ним вести коммуникации, то лучше делать это инициативно с разумной степенью регулярности, которую надо соотносить с общей длительностью проекта, его срочности и важности, и промежуточных этапов в нем. Промежутки между сообщениями тоже делать примерно одинаковой длительности. И конечно нужно сообщать о важных, пусть и промежуточных, событях внутри проекта, задачи.

💡 Если заказчик прямо не спрашивает вас о статусе, это не значит, что он не ожидает такой информации от вас.

#Коммуникация
#Коммуникация_с_заказчиками

Значимость Legal Operation

📊Association of Corporate Counsel публиковала результаты опроса руководителей юридических подразделений, который проводился, чтобы лучше понять роль Chief Legal Officer (Главный юрисконсульт/Руководитель юридической функции, сокр. анг. CLO) в современной бизнес-среде. В этом опросе приняли участие почти 900 руководителей юридических служб из 35 стран, представляющих 20 отраслей экономики.

📝Опрос охватывал четыре общие темы:
● роль и охват CLO
● ценность юр. подразделения для компании
● регуляторная среда
● перспективы юр. подразделения на предстоящий год

💡 Отмечается, что полученные результаты по-прежнему подчеркивают огромную ценность юр. функции для бизнеса, растущее влияние CLO на руководство компании и усиление контроля со стороны CLO за различными корпоративными функциями.

🎯 Среди десяти главных выводов этого исследования пятую строчку занимает вывод о том, что инвестиции в Legal Operation остаются главным стратегическим приоритетом для юр. департаментов.

📌 CLO назвали Legal Operation главной стратегической инициативой (70%) в своем юр. департаменте, затем работа с юр. фирмами-подрядчиками (45%) и минимизация расходов (43%).

📌 Доля юр. департаментов, в которых работает хотя бы один специалист по Legal Operation, оставалась стабильной на протяжении последних трех лет (58%), что значительно больше, чем в 2015 г., когда этот показатель составлял 21%.

📚 Здесь стоит вспомнить о том, что The Corporate Legal Operations Consortium определяет «юридические операции» (анг. Legal Operations) как набор бизнес-процессов, видов деятельности и профессионалов, которые позволяют юридическим отделам более эффективно обслуживать своих клиентов, применяя деловые и технические практики для предоставления юридических услуг.

🎯 Как мы с вами видим, в мире отмечается все более растущая и очень большая значимость работы юристов с юридическими бизнес-процессами, и целью такой работы в конечном счете является повышение эффективности работы с клиентами.

#Исследования
#Legal_Operations