Как управлять изменениями в компании?

Вы знаете, что внедрение IT-систем там, где их никогда не было, многие врачи в Европе классифицируют как источник повышенного стресса для сотрудников, а значит – как источник заболеваний? И все же изменения нужны, они неизбежны и будут происходить – а люди сопротивляются, потому что так работает наш мозг. Разберемся, как с этим справиться, чтобы все участники процесса были и сыты, и целы.

Внедрение любых нововведений, будь то процесс или HR-система, нужно проводить одновременно и параллельно с процессом управления изменениями. Неважно, каким механизмом вы будете пользоваться – для управления изменениями существует большое количество моделей.

Одна из них – модель SCARF Дэвида Рока – отлично работает и прекрасно себя зарекомендовала. Ее преимущество в том, что она учитывает законы нейрофизиологии в том числе. Согласно этой модели, у каждого человека есть пять ценностей, которые подвергаются наибольшему риску во время изменений. Стремление их отстаивать запускает механизм сопротивления.

Что это за ценности?

1. Статус (Status)

Нам нужно уважение и признание. Изменение, которое может коснуться статуса человека, немедленно приводит к реакции на него как на угрозу.

2. Уверенность/определенность (Certainty)

У нас есть потребность в предсказуемости будущего. Чаще всего при изменениях мы чувствуем недостаток информации, и поэтому испытываем тревогу.

3. Автономность/самостоятельность (Autonomy)

Это одна из главных потребностей – самостоятельно принимать решения, делать свой выбор. Если изменения могут повлиять на автономность, мы будем защищать свое право на нее.

4. Общность/принадлежность (Relatedness)

Во время изменений может происходить перераспределение ответственности и ролей в группе, могут меняться сами группы. Это представляет опасность для нашего чувства принадлежности.

5. Справедливость (Fairness)

Если мы считаем, что в процессе изменений нарушаются наши представления о справедливости – мы не сможем принять такие изменения.

Да, люди по-разному реагируют на изменения. Да, люди могут находиться на разных стадиях принятия изменений. Но, что интересно, любой человек может стать союзником или противником изменений – в зависимости от того, как мы себя с ним поведем.

Для руководителя или лидера изменений важно выстроить свою линию поведения с каждым сотрудником. Важно научиться определять и учитывать, какие из пяти предложенных ценностей человека значимы для человека, но могут подвергнуться риску в процессе изменений.

Поэтому при работе с изменениями выявляйте ценности и потребности каждого участника процесса и действуйте и аргументируйте свою точку зрения в соответствии с ними. Пообщайтесь с сотрудниками лично, дайте им возможность выразить сомнения, опасения и предложения. Стоит помнить, что люди не всегда открыто высказываются, поэтому любые реакции имеют значение. Постоянно информируйте их о том, что происходит сейчас и будет происходить позже, объясните роль каждого сотрудника, подумайте, кто может оказать поддержку. И главное – помните, что для всех работать в период перемен сложнее, чем обычно.

По результатам недавнего опроса в канале Живое обучение составили подборку полезных каналов про обучение и HR, рекомендованных подписчиками. В этой подборке есть и наш канал – спасибо, что вы с нами! Читайте, черпайте полезные инсайты и делитесь.

Образование, которое мы заслужили
Тренды, кейсы лидеров индустрии, новости, мысли, сложные и риторические вопросы образования. Педдизайн в цифре и цифра в образовании.
https://news.1rj.ru/str/ru_education

Образование 4.0
Все о трендах среднего, высшего образования, корпоративного обучения и EdTech для тех, кто работает или хочет работать в сфере образования.
https://news.1rj.ru/str/skillbox_media_education

Digital Learning
Канал сообщества Digital Learning – самого уютного и продуктивного сообщества про современное обучение от Павла Безяева.
https://news.1rj.ru/str/ielearning

Замышляев/Future learning
Олег Замышляев и команда Mozlab о корпоративном обучении, управлении изменениями и саморазвитии.
https://news.1rj.ru/str/futurelearning

Живое обучение
Обучение как образ жизни. Авторский канал CEO eLearning Center Елены Тихомировой.
https://news.1rj.ru/str/prolearning

LX notes // Образование как продукт
Блог Евгении Ращупкиной про то, как создавать современное образование: методология, продуктовый подход, Learning Experience Design.
https://news.1rj.ru/str/lxnotes

Красивая аналитика / HR
Канал для думающих HR, тех, кто любит HR, данные и цифры и следит за трендами – про обоснованное принятие решений и автоматизацию для развития бизнес-мышления.
https://news.1rj.ru/str/whrdata

Дизайн образования
Канал, посвященный проектированию современного образования: датацентричный педдизайн, искуственный интеллект и работа с цифровым следом, нейрофизиология, когнитивистика и игропедагогика от Андрея Комиссарова, метододолога, игропрактика и соавтора книги ИИ в образовании.
https://news.1rj.ru/str/LXD_education

Смольникова Светлана
Авторский канал фаундера topcareer, ведущей образовательной платформы для HR. Светлана пишет про рынок труда, управление карьерой, современный HR. Рассказывает на собственном примере, как работает с целями, ограничениями и задачами на рост.
https://news.1rj.ru/str/smolnikovasn

Лаборатория онлайн-обучения
Канал о развитии научных подходов при создании образовательных продуктов от Осипова Михаила, образовательного методолога, эксперта методического сектора Университета Иннополис и популяризатора научного подхода при проектировании онлайн-обучения.
https://news.1rj.ru/str/educational_lab

Мастерская iSpring
Сообщество разработчиков курсов на iSpring и практиков онлайн-обучения.
https://news.1rj.ru/str/ispring_master

Методический кружок
Пространство для обмена опытом по созданию образовательных продуктов.
https://news.1rj.ru/str/metod_krug

ELearning Skills
Прокачивайте навыки в области дизайна образовательного опыта и поднимайтесь на новый методический уровень с Анной Царевой, LХD Института Кино НИУ ВШЭ.
https://news.1rj.ru/str/elearningskills

Websoft
Канал компании Websoft об HR Tech и автоматизации HR-процессов.
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR

Время тренинга
Организационная психология для лидеров и HR от тренера-консультанта Марии Тихоновой.
https://news.1rj.ru/str/ExecutiveTrainer

mentorship.pro
Канал про обучение в бизнесе, методологию менторинга и не только.
https://news.1rj.ru/str/mentorshippro

#Websoft_Практика

WebSoft.Практика 2023: будущее HR-систем

Минувшая клиентская конференция открывалась экспертной сессией о текущем положении дел в HR-автоматизации. Участниками беседы были генеральный директор Websoft Алексей Корольков, Лидия Корчагина (Sportmaster Lab), Елена Фабер (Магнит) и Никита Черкасенко (Ростелеком), а модератором выступила Елена Тихомирова (eLearning center).

В качестве главных трендов HR в настоящее время эксперты назвали работу с UX/UI, стремление к HR Zero, когда руководитель может забрать часть HR-функций на себя, информационную безопасность, импортозамещение, поддержку клиентов и сотрудников, поддержку стабильности систем.

При этом есть и настораживающие реалии. В частности, из-за обилия коротких обучающих курсов создался переизбыток "тех, кто считает себя IT-специалистами", тогда как в реальности таких профи все еще недостаточно – но со временем ситуация должна выровняться. Другой пример – автоматизация HR: например, продаются "открытые системы, в которых ничего править нельзя", а большинство стартапов и вовсе предлагают закрытый код под ключ, который не отвечает запросу на гибкость и адаптивность под бизнес-задачи.

Говоря о развитии HCM в ближайшие три-пять лет, эксперты особо остановились на революции языковых моделей в конце 2022 года. ChatGPT, Midjourney и другие AI имеют мощный потенциал для сокращения трудозатрат. Штат небезграничен, а обученный бот способен экономить силы и время сотрудников: например, генерировать форматы без ограничений; также можно загружать в бот нормативные документы, и он будет выдавать справочную информацию по запросу.

Это не означает, что нейросеть отберет работу у людей: напротив, уровень человека, взаимодействующего с ней, становится критически важен, чтобы создавать качественный контент. При этом, отмечают эксперты, в области HR ни одной должности, где нельзя это использовать, и подобных технологий ждут от систем управления талантами.

#Websoft_Практика

Websoft.Практика 2023: обзор конференции

Наш коллега Андрей Матюков из lifel.ru написал большой обзор клиентской конференции WebSoft, которая в этом году была особенно масштабной и насыщенной. В первый день в шесть параллельных потоков пользователи делились реальными кейсами почти по всем направлениям HR-автоматизации, а второй день стал одним большим мастер-классом по WebSoft HCM для разработчиков.

Прочесть обзор Websoft.Практики 2023

Мы благодарим тех, кто выступил у нас и рассказал о своем опыте. Это важно для всех нас, для всего сообщества, которое складывается вокруг нашего продукта. Сейчас конференция закончилась, но осталось много впечатлений: мы надеемся, что вам понравилось, вы узнали что-то для себя новое, что-то, что сможете применить, что сделает вашу работу удобнее и проще.

Мы были очень рады встретиться!

Десять шагов к автоматизации HR

HR-автоматизация – это не создание «волшебной кнопки». Внедрение HR-системы и даже автоматизация одного или нескольких процессов – это всегда масштабное изменение и большие риски для компании. Результаты исследований компании eLearning center показывают: не все HR-системы справляются со своими задачами, не всегда пользователи остаются довольны ими, а функционал может не использоваться в полной мере или наоборот – слишком ограничен. А еще, бывает, приходится идти на компромиссное решение, а стоимость несопоставима с объемом задач.

Что нужно сделать, чтобы HR-автоматизация прошла успешно?

1. Четко обозначить цели проекта

Определите, какой бизнес-процесс вы хотите автоматизировать? Каких данных, отчетов вам не хватает? Для чего вы будете их использовать? Не совершайте ошибок, пытаясь автоматизировать то, чего нет: если вы хотите автоматизировать оценку персонала, нужно знать, какие именно процессы нуждаются в автоматизации, и понимать, для чего она вам нужна – как и для каких бизнес-процессов вы будете использовать полученные результаты.

Самый продуктивный вариант – взять одну из «болевых точек» компании: если у вас есть готовая отработанная процедура с настроенными этапами, согласованиями, документами и KPI, но ручное управление требует слишком много средств, времени или человекоресурсов – начните с нее.

2. Определить владельца бизнес-процесса автоматизации

Для того чтобы проект автоматизации шел по плану, за процесс и результат должен кто-то отвечать. Этот человек должен уметь:
– говорить на одном языке со всеми отделами, которые участвуют в автоматизации, в том числе с IT-отделом;
– понимать, что нужно конечным пользователям – людям, которые будут работать с автоматизированной системой;
– объяснять важность автоматизации разным отделам компании, сотрудникам и заинтересованным лицам;
– находить сторонников автоматизации и делать из них своих союзников и лояльных пользователей.

3. Создать проектную команду

В проектной команде должны быть представители всех вовлеченных сторон. На первых же этапах включите IT и службу персонала, при необходимости – отделы закупок и маркетинга.

4. Получить одобрение и поддержку руководства

Продвижение проекта невозможно без поддержки руководителя или руководителей компании – это то, что позволяет проекту быть на слуху, жить, «звучать» в компании, это придает ему значимость и вес.

5. Собрать потребности

Как только руководители всех необходимых отделов влились в проект, соберите информацию от конечных пользователей и всех вовлеченных сторон: задайте вопросы, проанализируйте текущие бизнес-процессы, соберите образцы документов, проведите инвентаризацию используемых программных продуктов.

6. Определить бюджет проекта и требуемые ресурсы

В этом поможет анализ рынка, переговоры с провайдерами и ясное понимание собственных целей и потребностей.

7. Заручиться поддержкой всех отделов

Проект должен получить поддержку всех подразделений, которые будут пользоваться системой, а не только HR. Это позволит сократить время и силы на автоматизацию. К примеру, HR может разработать стандартную электронную форму запроса на командировку для ускорения согласования и выдачи аванса, но если ее будет использовать только часть отделов, польза будет минимальной.

8. Определить путь

Определите все роли пользователей и сценарии использования системы для каждой роли, разработайте техническое задание и составьте план действий, который будет включать этапы внедрения, точки контроля и сроки. Назначьте, кто будет за это ответственным, а также проанализируйте риски и потенциальные трудности.

9. Выбрать провайдера

Только после этого выходите на переговоры с провайдерами. Устанавливайте демо-версии систем, проводите тестирования, собирайте обратную связь и организуйте тендер.

10. Сопровождать на этапе внедрения

Самое важное – это обеспечить постоянную поддержку, как пользователям, так и провайдерам. Обучайте пользователей, собирайте обратную связь от них, регулярно корректируйте шаги внедрения, если это требуется.

#Websoft_кейс

Система бронирования рабочих мест на основе HR-портала АО ВТБ Лизинг

Делимся с вами кейсом АО ВТБ Лизинг, который был представлен на конференции Websoft.Практика 2023. На основе платформы Websoft HCM там создали систему бронирования рабочих мест, чтобы сотрудники могли работать из удобного для них офиса в те дни, когда им это необходимо. К этому были предпосылки – площадей не хватало, а когда началась эпидемия Covid-19, задача оказалась сверхактуальной.

Задача: обеспечить безопасность сотрудников в разгар пандемии и оптимизировать рабочие места, сохранив комфорт и простоту коммуникации.

Условия

АО ВТБ Лизинг – крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью Группы ВТ, лидера отечественного рынка инвестиционно-банковских услуг. Это 65 офисов на всей территории страны, в которых трудятся более 2 200 сотрудников.

Решение на базе Websoft HCM

Инициаторы проекта основе мнений фокус-группы и мозгового штурма сформировали гипотезы и оформили список требований к проекту. Затем, проанализировав различные варианты решений, они начали реализацию MVP своими силами на основе используемой в компании для других процессов Websoft HCM, поскольку она требовала минимальной доработки. На разворачивание потребовалось две недели, поскольку первую версию системы бронирования собирали из готовых модулей.

Уже в начале пришлось столкнуться с рядом сложностей:

– Технические ограничения: некоторые рабочие места были оснащены специальным оборудованием или программным обеспечением, которое не было доступно на других местах.
– Организационные проблемы: некоторые отделы или команды требовали большей гибкости или специфичности в распределении рабочих мест.
– Неприятие пользователей: некоторые сотрудники были привязаны к своим постоянным рабочим местам и не хотели менять их или делиться с другими.

В пилотном запуске приняли участие 15% сотрудников Московского офиса, 90% положительно отозвались о проекте, 14 предложений по доработке были внесены в дорожную карту развития проекта. После этого началась работа над второй версией проекта, которая используется в компании и сейчас.

Планы этажей были переведены в вектор и интегрированы с САПР-системой, чтобы данные об оборудовании и планировке всегда были актуальными. Теперь сотрудник АО ВТБ Лизинг можно не только забронировать желаемое место в нужном офисе, но и узнать о его оснащении и посмотреть историю бронирования. А если место занято – увидеть, кто и на какое время забронировал. Вся информация по бронированию места, включая изображение на плане, отправляется и в корпоративный Outlook.

Что касается функционала для руководителя: он видит детализацию по подчинённым, может отменить бронирование при необходимости, а в отчетах ему доступна тепловая карта каждого офиса с наиболее востребованными рабочими местами.

Итоги и планы

На запуск проекта потребовалось два месяца, а работает он уже два года. В настоящее время в систему заведены 500 рабочих мест, 87% пользователей положительно оценивает сервис. По словам представителей АО ВТБ Лизинг, было реализовано 80% запланированных функций, а исходные цели достигнуты. На начало 2021 года людей в компании было больше, чем рабочих мест, а теперь потребность арендовать и покупать новые помещения отпала.

В планах на развитие системы – интеграция с процессом перевода на гибридный формат в CRM, интеграция с мобильными устройствами и реализация карты развития (оптимизация кода, дизайна, добавление новых опций).

"Я же говорил!" или Как убеждения мешают нам работать и учиться

Есть у человека убеждение – так он во всем будет видеть подтверждение тому, что он прав. Или что не прав тот, кто предлагает альтернативу. Если нам что-то или кто-то очень не нравится, мы будем искать изъяны и закрывать глаза на достоинства, все дальше уходя прочь от здравого смысла. Это очень распространенное когнитивное искажение, которое может навредить HR.

Предубеждение подтверждения

Поясняет Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение:

Те, кто занимается исследованиями когнитивных искажений в HR, еще называют это «предубеждением слепого менеджера». Люди предпочитают игнорировать или расценивать как менее значимую информацию, которая не совпадает с их убеждениями. Получив информацию, которая подтверждает его убеждения, человек воспринимает ее как значимую и заслуживающую доверия. Если проще – люди склонны видеть то, что они хотят видеть.

Пример: Если у руководителя сложилось определенное мнение о сотрудниках, он будет принимать решения на его основе. У «любимчиков» он будет многого не замечать, а на ошибки «не-любимчиков» будет обращать внимание, как бы они ни старались.

Также это искажение срабатывает при обучении новым навыкам и внедрении изменений: люди не хотят принимать то, что не согласуется с их убеждениями.

Что делать: Чтобы предотвратить действие этого когнитивного предубеждения при повышениях или кадровых перемещениях, нужно обеспечить максимальную объективность руководителей и дать им как можно больше данных о деятельности сотрудников. Если речь идет про обучение новому, очень важно предоставлять разноплановые аргументы и принимать точку зрения оппонента, показывая, что и его аргументы имеют право на существование.

Вместо того, чтобы говорить «эта система не годится, будем внедрять новую», лучше действовать ненавязчиво: «Да, в системе, которая сложилась, много хорошего, но есть и другая сторона». Предубеждение подтверждения срабатывает намного сильнее, когда мы пытаемся отрицать все, что было раньше и начинаем говорить только как все должно быть теперь, по-новому. Нужно проявлять максимальную деликатность при предоставлении аргументов и переубеждать постепенно, не подвергая людей стрессу.

Пять секунд на применение

Когнитивные искажения мешают нам на каждом шагу: мы боимся перемен и поддаемся предубеждениям просто потому что такими нас сделала эволюция. Новое и незнакомое пугает нас, лишает определенности и обездвиживает, и поэтому там, где можно, мы катимся по старым рельсам и идем по знакомой тропинке, даже если через лес в нужную точку можно прийти гораздо быстрее. Здесь нам каждый камешек знаком – а кто знает, что там, в чаще? Мы научились убеждать самих себя не пробовать, не учиться, не делать, потому что нам это как будто бы совсем не нужно.

Мэл Робинс, автор книги "Правило 5 секунд. Как успевать все и не нервничать", считает: чтобы что-то сдвинулось с мертвой точки, нужно брать быка за рога и действовать сразу. Захотели ходить на фитнес – покупайте абонемент через интернет прямо сейчас и идите сегодня, максимум завтра, а не с понедельника. Захотели познакомиться с кем-то на конференции – идите к человеку сразу, иначе вы себя убедите, что этого делать не стоит: "И так много людей, спикер устал, куда я пойду, да и вообще, потом напишу в почту" (спойлер: нет, не напишете).

К чему была эта длинная преамбула? К тому, что эта идея на самом деле имеет прямое отношение к обучению. Если между теорией и практикой проходит время, то человек не только забывает все, чем не пользуется, но и убеждает себя в том, что по-старому работать проще и привычнее, чем по-новому. И обучение оказывается бесполезным. Поэтому требуется как можно быстрее создавать поводы, чтобы применять новые знания, и давать инструменты для этого. Вот три совета, как вписать немедленную практику в обучение сотрудников.

1. Стимулируйте применение сразу

Лучше всего – еще в процессе обучения. Десять минут учимся и сразу начинаем применять на реальной практике, хотя бы в голове, а лучше — в деле. Если курс был посвящен управлению временем — нужно составить план, поставить цели и дальше по списку. Речь об информационной безопасности — дайте задание найти спам в почте, плохие сайты. Сразу, а не потом – потом можно и не вспомнить.

2. Предоставляйте инструменты

После любого обучения слушателю нужно дать то, что поможет быстрее начать применять изученное – это называется сопровождением применения. Чек-листы, таблицы с планом действий – все, что поможет начать делать так, как учили.

3. Повторяйте, что по-настоящему обучение начинается только тогда, когда оно завершается

Потому что все обучение будет проходить во время работы. Это значит, что нужно сразу начинать напоминать о том, что тему забывать нельзя: сегодня завершили, а завтра письмо в почте, сообщение в мессенджере — начинайте делать, начинайте с этого, шаги вот такие.


Чем быстрее слушатели начинают делать, а не думать над применением, тем больше шансов сохранить изученное. И тем выше вероятность, что они минуют стадию, на которой будут уговаривать себя, что все это на самом деле лишнее, а старое-то тоже очень даже ничего. Мы все такие, поэтому нужно помогать слушателям и поддерживать их, чтобы обучение действительно сработало.

Как выбрать провайдера автоматизации оценки персонала?

Как мы уже писали, одна из задач, неподвластных автоматизации (во всяком случае, пока), – это стратегическое планирование. Поэтому прежде чем приступать к решительным действиям, вам нужно понять, какую цель вы преследуете и как оценка поможет ее реализовать. И только потом, тщательно спланировав процесс, выбирать провайдера.

Рынок сейчас изобилует предложениями, их много, но начать стоит даже не с исследования рынка – убедитесь, что вы готовы к выбору провайдера. Например, сверьтесь с нашим чек-листом, сделано ли это:

– Прописаны цели автоматизации оценки.
– Определен владелец бизнес-процесса автоматизации оценки.
– Создана команда, включающая представителей всех заинтересованных сторон, доступных на протяжении всего проекта.
– Получены одобрение и поддержка высшего руководства.
– Все подразделения проинформированы о проекте, вы получили и их поддержку.
– Потребности всех заинтересованных сторон выяснены в деталях: у вас есть описания текущих процедур, документов,
отчетов, уведомлений, а также запросы на необходимые процедуры, документы, отчеты, уведомления.
– В полном объеме прописаны сценарии ролей пользователей.

А вот теперь можно писать техническое задание, изучать предложения, выбирать подрядчика и организовывать тендер. Общие принципы автоматизации бизнес-процессов мы описывали в недавнем посте. С выбором провайдера автоматизации оценки мы предлагаем действовать в пять шагов:

1. Создайте лонг-лист

Проведите самостоятельное исследование всех провайдеров. Погуглите, зайдите на форумы, поинтересуйтесь опытом коллег, соберите максимальное количество вариантов.

2. Отсеките провайдеров, которые точно не отвечают вашим потребностям

Вы не сможете разослать техзадания всем и вряд ли качественно отработаете весь объем ответов и вопросов, который получите от совершенно всех в лонг-листе.

3. Создайте собственный шорт-лист

Пусть он содержит до 5-7 компаний, с которыми вам интересно будет связаться. Задача на этом этапе – узнать не что могут эти провайдеры в принципе, а что они могут сделать именно для вас. Характеристики конечного продукта должны быть четко сформулированы и ясны провайдеру. Это основа для объективного сравнения. Вы увидите, кто вовремя не ответит, не предоставит подходящие примеры, не задаст уточняющие вопросы, не предложит возможные варианты, а кто из них найдет нужные решения.

4. Проведите встречи и переговоры

Обсудите конкретный функционал, гибкость настройки, техподдержку, факторы формирования стоимости.

5. Установите демо-версии и проведите тестирования с разными группами пользователей

Этот этап займет время, поэтому его нужно тщательно спланировать. Именно здесь вам пригодятся детальные сценарии для каждой роли пользователя. Создайте чек-лист, который пользователи смогут заполнить по итогам оценки каждого провайдера. Встречайтесь с провайдерами на этапе тестирования, запрашивайте поддержку, объяснения – это нужно еще и для того, чтобы понять, насколько комфортно вам будет дальше взаимодействовать.

#Академия_Websoft

Настройка процесса обучения сотрудников в Websoft HCM
Очный тренинг // 18–19 мая // Москва

Наши друзья и партнеры – компания eLearning center – открывают запись на очередной очный тренинг по настройке процесса обучения в системе Websoft HCM.

В программе:

– Настройка основных страниц портала
– Настройка структуры компании и типовых должностей
– Настройка карточек пользователей, обучения, тестирования
– Создание любых типов тестовых вопросов
– Настройка отчетности об обучении
– Настройка уведомлений любым группам и типам получателей
– Сбор и согласование заявок на обучение
– Формирование календаря мероприятий
– Сбор и обработка обратной связи

Будет рассмотрено дистанционное, очное и смешанное обучение. Полученные знания вы сможете сразу начать применять для решения основных задач обучения ваших сотрудников.

Ведущий: Николай Дворников, разработчик электронных курсов и сертифицированный эксперт в области работы с Websoft HCM

Зарегистрироваться

Ждем вас в Академии Websoft 18 и 19 мая!

Как вовлечь сотрудников в масштабные изменения?

Внедрение HR-системы в компании – это большое изменение, которое затрагивает не только HR, IT и ТОП-менеджеров, а практически всех сотрудников. Если это автоматизация оценки, то оценку в новой электронной форме будут проходить все. Если это автоматизация планирования обучения, то по новой схеме должны будут обучаться все. При этом тем, кто инициирует автоматизацию HR (а это обычно совсем маленький процент сотрудников), все плюсы внедрения системы кажутся очевидными. Для всех остальных в большинстве случаев польза не просто не очевидна, а даже наоборот: внедрение нового кажется чем-то непонятным, а значит – потенциально опасным и угрожающим.

Все мы слышали: «лучшее враг хорошего», «опять что-то придумали, а нам разбираться». В этом нет ничего удивительного – таким образом мозг человека реагирует на любые большие изменения, особенно если они касаются их ежедневной работы и привычной рутины. Просто потому что с точки зрения физиологии обработка совершенно новой информации – процесс крайне ресурсозатратный. Кроме того, любое новое событие провоцирует мгновенную гормональную реакцию, а для потенциально опасной и угрожающей ситуации это реакция «бей или беги». Именно с законами нейрофизиологии связано то, что люди склонны использовать привычные схемы, а новое воспринимают болезненно.

При внедрении HR-системы у каждого сотрудника будет свой сценарий её использования – роль, под которой он будет заходить и работать. Все роли в обязательном порядке и с максимальной детализацией нужно прописать на этапе подготовки внедрения новой системы.

Роли могут быть разными:

– базовая
– пользователь-руководитель
– делегирующий пользователь-руководитель
– смешанная (пользователь является одновременно и руководителем, и подчиненным)

Каждый пользователь может заходить под одной или несколькими ролями, и каждый раз для него будет свой сценарий использования системы.

Преимущества для каждой из ролей нужно «продавать» сотрудникам так же, как продукты компании – клиентам. Людям, которые будут пользоваться системой, очень важно четко и аргументированно объяснить все её плюсы, выгоды и полезные свойства – сделать полноценную рекламу новой информационной системы и каждой роли в ней. Это очень важная часть процесса управления изменениями.

Уделите время и внимание процессу управления изменениями: научите сотрудников пользоваться новой системой в своей повседневной работе, собирайте обратную связь и корректируйте шаги внедрения, постоянно и аргументированно проговаривайте пользу и преимущества новой системы для каждого пользователя.

Как знание принципов нейрофизиологии помогает обучать?

Работа специалиста по обучению непосредственно связана с мышлением, памятью, вниманием, мотивацией, эмоциями. Он должен хорошо представлять себе, как люди воспринимают информацию, запоминают ее и применяют. Нейрофизиология развивается и постоянно предлагает новые знания о том, как работает мозг. Самое главное – развиваются методы популяризации новых научных открытий: эти знания становятся доступными для всех, кто может применить их в своей работе.

Специалисту по обучению не нужно получать медицинское образование, однако знать главные принципы нейрофизиологии и основные направления научных разработок просто необходимо.

Два шага к запоминанию

Внимание – это первый шаг. Чтобы информация попала в сознание, нужно уделить ей внимание. Но нужно учитывать, что внимание – ограниченный ресурс, и оно крайне избирательно. Если перенасытить мозг информацией, он просто перестает ее воспринимать и берет время на восстановление: этим объясняется состояние «грёз наяву» во время насыщенного, интересного тренинга или полезного доклада на конференции. В таком состоянии мозг пропускает мимо значительную часть поступающей информации.

Если мы все-таки добились от слушателя внимания, информация сначала попадёт в кратковременную (рабочую) память. Однако большая часть того, что туда попадает, быстро забывается. Главная задача обучения – и второй шаг в этой последовательности – перевести знание в долговременную память.

Как этого добиться?

1. Создавайте контекст

Обучение ассоциативно: в основе то, что нашим нейронным сетям уже знакомо. Чтобы создать нужные ассоциации, обучать лучше в том контексте, в котором знания будут применяться. В этом смысле обучение на рабочем месте будет эффективнее, чем лекция в аудитории.

2. Помните, что обучение – это не событие, а процесс

Префронтальная кора имеет одно сходство с мышцами: она устает от работы, но восстанавливает эффективность после хорошего отдыха. Для организации процесса обучения это означает, что просто заучивание большого количества материала не работает. Подача небольших фрагментов информации в несколько подходов будет намного эффективнее, потому что за один раз слушатель просто не запомнит весь массив знаний.

3. Планируйте повторение

Функции, за которые отвечает префронтальная кора – понимание, принятие решений, вспоминание, запоминание, планирование, решение задач, взаимодействие с миром – очень энергозатратны. Они требуют гораздо большего расхода ресурсов, чем действия, доведенные до автоматизма. За рутинные действия отвечает другая область мозга – базальные ядра. Повторение одного и того же действия хотя бы несколько раз приводит к тому, что базальные ядра берут на себя управление и делают выполнение гораздо менее затратным для организма.

4. Учитывайте сопротивление изменениям

Обработка новых данных всегда требует большого количества ресурсов. Именно поэтому человек склонен, во-первых, действовать по привычной схеме, и, во-вторых, болезненно воспринимать изменения. И по этой же причине мозгу трудно ставить цели: при планировании и целеполагании нужно представить то, чего еще нет.

Лайфхаки

• На планирование и обучение нужно выделять ресурсное время – когда мозг свеж и полон сил.
• Нужно время от времени переключаться с одного типа мыслительной деятельности на другой, давая мозгу возможность отдохнуть и восстановиться.
• Хорошим решением может быть разделение рабочего дня на блоки: размышления (разработка творческих идей, расстановка приоритетов), деловые встречи, рутинные обязанности вроде разбора электронной почты.

Коллеги, у нас отличная новость – мы определили даты ближайшего дистанционного обучения для разработчиков!