🔉Формирование счетов по договорам, по которым Университет выступает исполнителем, теперь доступно через Финансовый офис

Как воспользоваться сервисом:

✔️Запросить счет и другие документы, необходимые для оплаты по договору с юридическим лицом (ИП) одним из следующих способов:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪ направив электронный запрос

✔️Подготовленный Управлением бухгалтерского учета и контроля счет будет направлен по электронной почте.

А если требуется оригинал - получить его можно в Финансовом офисе.

✨Встречаемся в 1240!

🏠 Не все знают, что актуальные документы в отношении объектов недвижимости Университета (зданий и земельных участков) в любое время доступны для всех сотрудников в ИСУ.

Но что делать, когда нужный документ не удалось найти или требуются новые выписки из ЕГРН/РФИ либо заверенные копии?

Все просто:
✔️Запросите документы лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос

✔️Коллеги из Отдела управления имущественным комплексом подготовят запрошенные документы

✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

Офис закупок обновил свои гайды!

По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это!

Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда:
📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений)

В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА.

ℹ️Напоминаем, что специалисты офиса закупок осуществляют прием непосредственно в финансовом офисе, для получения консультации необходимо выбрать в терминале электронной очереди "закупки/консультация".

✨Встречаемся в 1240!

Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.

📈 Минутка статистики:
за первый месяц работы в тестовом режиме в Финансовый офис поступило более 600 запросов по сопровождаемым сервисам.

💜Самые популярные сервисы - оплата по договорам, счетам, возмещение работникам затрат.

Если Вы еще у нас не были - сейчас самое время!

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 14.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.04.2025 15:00

🔉Сервисы для материально-ответственных лиц в Финансовом офисе!

С 14 апреля 2025 года передача любых документов для Материального отдела бухгалтерии может быть осуществлена через Финансовый офис.

✔️Если ваш запрос связан с назначением материально-ответственных лиц, перемещением либо списанием материальных ценностей, постановкой на материальный учет имущества, полученного безвозмездно, выберите в терминале электронной очереди «материальная ответственность» и соответствующий сервис. Специалист Финансового офиса пригласит вас, проконсультирует, а также зарегистрирует поступившие документы.

✔️Если требуется консультация либо предварительная проверка документов, вы всегда можете сформировать электронный запрос в центре поддержки либо обратиться за его формированием в Финансовый офис.

✔️Для передачи в Материальный отдел любых иных документов – просто положите их на соответствующую полку на нашем «почтовом» стеллаже, и мы направим их коллегам в течение 1 рабочего дня.

Для передачи документов непосредственно в Материальный отдел с других площадок рекомендуем использовать сервис доставки Офиса поддержки сотрудников.

ℹ️ Подписание авансовых отчетов на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг и документов о приемке питьевой воды также осуществляется в Финансовом офисе.
Мы уведомим вас о поступлении таких документов и пригласим для их подписания.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 23.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 25.04.2025 15:00

Нужен акт сверки взаимных расчетов? Финансовый офис поможет!

Акт сверки взаиморасчетов – это двусторонний документ, составляемый контрагентами в целях выявления возможных расхождений в платежах, переплат и задолженностей.

Как его получить:

✔️Запросите акт сверки лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос

✔️Коллеги из Бухгалтерии подготовят запрошенный акт

✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе.
😭При необходимости Финансовый офис также направит документы контрагенту удобным для него способом.

✨Встречаемся в 1240!

🔉Встречайте, новый гайд!

После открытия Финансового офиса мы получили значительное количество вопросов о том, где и как теперь можно получить и подписать авансовый отчет на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг.

Чтобы ответить на все (ну или на почти все) из них мы описали новый порядок работы с авансовыми отчетами на возмещение затрат в специальном гайде.

❓Мы постарались сделать процесс максимально прозрачным и удобным, но, если у Вас остались вопросы и предложения, пожалуйста напишите нам на finance@itmo.ru или оставьте обратную связь через Центр поддержки.

Спойлер: теперь подписанные авансовые отчеты на возмещение затрат можно направлять в Финансовый офис через сервис доставки документов, организованный коллегами из Офиса поддержки сотрудников.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 23 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 12.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 14.05.2025 15:00

Важные новости по программе "Приоритет-2030"

В связи с законодательными изменениями и в соответствии с условиями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии в целях участия в программе «Приоритет-2030» на 2025 год подготовлены изменения в типовые формулировки, включаемые в проекты договоров, финансируемых за счет средств данного источника.

✏️ В частности, в договорах должен быть указан номер ИГК, реквизиты лицевого счета Университета, на который поступают средства гранта, цель закупки, а также ряд дополнительных обязанностей и согласий контрагента.

✅При заключении договоров с единственным поставщиком рекомендуется использовать универсальные шаблоны, разработанные Юридическим управлением, которые уже содержат все перечисленные условия.

✅В случае заключения договоров по форме контрагента необходимо включать в них обязательные условия в соответствии с гайдом, подготовленным Управлением закупочной логистики.

Также Управлением закупочной логистики обновлены типовые формы договоров, заключаемых по результатам открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений). Теперь они также содержат все необходимые условия.

❗️Обращаем внимание, что перечисленные условия применимы только к договорам, не предусматривающим авансирование. По общему правилу, авансирование за счет средств программы «Приоритет-2030» не осуществляется. Более подробные сведения также отражены в гайде Управления закупочной логистики.

Изменения в порядок передачи документов главному бухгалтеру

С 21 мая 2025 года в связи с завершением переезда бухгалтерии в корпус на ул. Чайковского:

⚡️документы на подпись (проверку) главному бухгалтеру передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️документы, подписанные (проверенные) главным бухгалтером, возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

❗️Важно: для «бесшовного» перехода к новому порядку взаимодействия по-прежнему сохраняется возможность предоставления документов непосредственно в кабинет главного бухгалтера (пом. 1314).
⚡️При этом, такие документы также будут возвращаться через почтовый стеллаж Финансового офиса.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 27.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 30.05.2025 15:00

Продолжаем рассказывать о сервисах Департамента экономики и финансов, доступных в Финансовом офисе

📄 Платежные поручения, требующиеся для предоставления контрагенту или в государственный орган подтверждения факта осуществления Университетом определенного платежа, можно получить как в бумажном, так и в электронном виде

Как воспользоваться сервисом?

✔️Запросить платежное поручение:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪направив электронный запрос

✔️Если запрошен электронный документ - дождаться его получения по электронной почте

✔️Если запрошен документ в бумажном виде - получить его в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 11.06.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.06.2025 18:00

❗️Важное дополнение от финансовых служб Университета к срокам предоставления документов: с учетом предстоящих праздничных дней рекомендуется заблаговременно предоставлять документы для осуществления выплат работникам в ПФУ, ФЭУ НИР (по возможности не позднее 10 июня 2025 года включительно).

Новости Финансового офиса

💰 Рады сообщить, что с 18 июня 2025 года Финансовый офис начинает принимать документы для назначения выплат работникам.

Теперь в Финансовый офис можно передать сформированные в приложении «Конструктор документов по оплате труда» проекты дополнительных соглашений к трудовым договорам и приказов о назначении выплат.

Для того, чтобы было проще сориентироваться в изменениях, мы подготовили короткий гайд.

ℹ️Важно:

📌Каждые две недели мы публикуем в этом телеграм-канале информацию о сроках предоставления документов для назначения выплат. Для того, чтобы коллеги смогли своевременно получить назначенные им выплаты, просим предоставлять документы с соблюдением установленных сроков.

📌Финансовый офис не сопровождает процесс назначения выплат работникам за счет "средств науки" (такие документы по-прежнему передаются в ФЭУ НИР)

✨Встречаемся в 1240!