Офис закупок обновил свои гайды!

По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это!

Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда:
📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений)

В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА.

ℹ️Напоминаем, что специалисты офиса закупок осуществляют прием непосредственно в финансовом офисе, для получения консультации необходимо выбрать в терминале электронной очереди "закупки/консультация".

✨Встречаемся в 1240!

Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.

📈 Минутка статистики:
за первый месяц работы в тестовом режиме в Финансовый офис поступило более 600 запросов по сопровождаемым сервисам.

💜Самые популярные сервисы - оплата по договорам, счетам, возмещение работникам затрат.

Если Вы еще у нас не были - сейчас самое время!

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 14.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.04.2025 15:00

🔉Сервисы для материально-ответственных лиц в Финансовом офисе!

С 14 апреля 2025 года передача любых документов для Материального отдела бухгалтерии может быть осуществлена через Финансовый офис.

✔️Если ваш запрос связан с назначением материально-ответственных лиц, перемещением либо списанием материальных ценностей, постановкой на материальный учет имущества, полученного безвозмездно, выберите в терминале электронной очереди «материальная ответственность» и соответствующий сервис. Специалист Финансового офиса пригласит вас, проконсультирует, а также зарегистрирует поступившие документы.

✔️Если требуется консультация либо предварительная проверка документов, вы всегда можете сформировать электронный запрос в центре поддержки либо обратиться за его формированием в Финансовый офис.

✔️Для передачи в Материальный отдел любых иных документов – просто положите их на соответствующую полку на нашем «почтовом» стеллаже, и мы направим их коллегам в течение 1 рабочего дня.

Для передачи документов непосредственно в Материальный отдел с других площадок рекомендуем использовать сервис доставки Офиса поддержки сотрудников.

ℹ️ Подписание авансовых отчетов на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг и документов о приемке питьевой воды также осуществляется в Финансовом офисе.
Мы уведомим вас о поступлении таких документов и пригласим для их подписания.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 23.04.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 25.04.2025 15:00

Нужен акт сверки взаимных расчетов? Финансовый офис поможет!

Акт сверки взаиморасчетов – это двусторонний документ, составляемый контрагентами в целях выявления возможных расхождений в платежах, переплат и задолженностей.

Как его получить:

✔️Запросите акт сверки лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос

✔️Коллеги из Бухгалтерии подготовят запрошенный акт

✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе.
😭При необходимости Финансовый офис также направит документы контрагенту удобным для него способом.

✨Встречаемся в 1240!

🔉Встречайте, новый гайд!

После открытия Финансового офиса мы получили значительное количество вопросов о том, где и как теперь можно получить и подписать авансовый отчет на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг.

Чтобы ответить на все (ну или на почти все) из них мы описали новый порядок работы с авансовыми отчетами на возмещение затрат в специальном гайде.

❓Мы постарались сделать процесс максимально прозрачным и удобным, но, если у Вас остались вопросы и предложения, пожалуйста напишите нам на finance@itmo.ru или оставьте обратную связь через Центр поддержки.

Спойлер: теперь подписанные авансовые отчеты на возмещение затрат можно направлять в Финансовый офис через сервис доставки документов, организованный коллегами из Офиса поддержки сотрудников.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 23 мая 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 12.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 14.05.2025 15:00

Важные новости по программе "Приоритет-2030"

В связи с законодательными изменениями и в соответствии с условиями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии в целях участия в программе «Приоритет-2030» на 2025 год подготовлены изменения в типовые формулировки, включаемые в проекты договоров, финансируемых за счет средств данного источника.

✏️ В частности, в договорах должен быть указан номер ИГК, реквизиты лицевого счета Университета, на который поступают средства гранта, цель закупки, а также ряд дополнительных обязанностей и согласий контрагента.

✅При заключении договоров с единственным поставщиком рекомендуется использовать универсальные шаблоны, разработанные Юридическим управлением, которые уже содержат все перечисленные условия.

✅В случае заключения договоров по форме контрагента необходимо включать в них обязательные условия в соответствии с гайдом, подготовленным Управлением закупочной логистики.

Также Управлением закупочной логистики обновлены типовые формы договоров, заключаемых по результатам открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений). Теперь они также содержат все необходимые условия.

❗️Обращаем внимание, что перечисленные условия применимы только к договорам, не предусматривающим авансирование. По общему правилу, авансирование за счет средств программы «Приоритет-2030» не осуществляется. Более подробные сведения также отражены в гайде Управления закупочной логистики.

Изменения в порядок передачи документов главному бухгалтеру

С 21 мая 2025 года в связи с завершением переезда бухгалтерии в корпус на ул. Чайковского:

⚡️документы на подпись (проверку) главному бухгалтеру передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️документы, подписанные (проверенные) главным бухгалтером, возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

❗️Важно: для «бесшовного» перехода к новому порядку взаимодействия по-прежнему сохраняется возможность предоставления документов непосредственно в кабинет главного бухгалтера (пом. 1314).
⚡️При этом, такие документы также будут возвращаться через почтовый стеллаж Финансового офиса.

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 27.05.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 30.05.2025 15:00

Продолжаем рассказывать о сервисах Департамента экономики и финансов, доступных в Финансовом офисе

📄 Платежные поручения, требующиеся для предоставления контрагенту или в государственный орган подтверждения факта осуществления Университетом определенного платежа, можно получить как в бумажном, так и в электронном виде

Как воспользоваться сервисом?

✔️Запросить платежное поручение:
⏪ лично в Финансовом офисе
⏪направив электронный запрос

✔️Если запрошен электронный документ - дождаться его получения по электронной почте

✔️Если запрошен документ в бумажном виде - получить его в Финансовом офисе

✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует:

Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 июня 2025 года:

✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 11.06.2025

✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.06.2025 18:00

❗️Важное дополнение от финансовых служб Университета к срокам предоставления документов: с учетом предстоящих праздничных дней рекомендуется заблаговременно предоставлять документы для осуществления выплат работникам в ПФУ, ФЭУ НИР (по возможности не позднее 10 июня 2025 года включительно).

Новости Финансового офиса

💰 Рады сообщить, что с 18 июня 2025 года Финансовый офис начинает принимать документы для назначения выплат работникам.

Теперь в Финансовый офис можно передать сформированные в приложении «Конструктор документов по оплате труда» проекты дополнительных соглашений к трудовым договорам и приказов о назначении выплат.

Для того, чтобы было проще сориентироваться в изменениях, мы подготовили короткий гайд.

ℹ️Важно:

📌Каждые две недели мы публикуем в этом телеграм-канале информацию о сроках предоставления документов для назначения выплат. Для того, чтобы коллеги смогли своевременно получить назначенные им выплаты, просим предоставлять документы с соблюдением установленных сроков.

📌Финансовый офис не сопровождает процесс назначения выплат работникам за счет "средств науки" (такие документы по-прежнему передаются в ФЭУ НИР)

✨Встречаемся в 1240!

Рассказываем, как мы с коллегами из Планово-финансового управления постарались сделать процесс назначения выплат чуть удобнее и проще

1️⃣Все поступающие в Финансовый офис документы регистрируются, на электронную почту заявителя поступает подтверждение

2️⃣После успешной проверки Планово-финансовым управлением проекта приказа о назначении выплаты, зарегистрированного Финансовым офисом, заявителю поступает уведомление

3️⃣В случае наличия в документах недостатков коллеги из ПФУ/Финансового офиса проинформируют Вас об этом (контактные данные для связи рекомендуется оставлять при передаче документов)

🔵 И еще из полезных новшеств: подписание дополнительных соглашений о назначении выплат работникам со стороны Университета (если подписант - ректор, проректор, финансовый директор, директор по стратегическим коммуникациям) может быть обеспечено Финансовым офисом*

* При условии предоставления проектов документов в Финансовый офис в установленные сроки (публикуются в нашем телеграм-канале каждые две недели)

🔵На всякий случай напоминаем, что Финансовый офис не сопровождает документы для выплат работникам, осуществляемых за счет «Средств науки»

✨Встречаемся в 1240!

🔉Изменения в законодательстве о закупках

С 19 июня 2025 года изменен порядок предоставления национального режима при осуществлении закупок товаров, работ, услуг

Национальный режим – это система установленных Правительством Российской Федерации запретов и ограничений в отношении закупок определенных товаров иностранного производства, работ, выполняемых и услуг, оказываемых иностранными лицами, а также преимуществ, предоставляемых российским товарам и организациям

Основные изменения:

🔜 расширен перечень товаров, в отношении которых установлен запрет на приобретение продукции иностранного производства (в данной части изменения вступают в силу 1 июля 2025 года)

🔜 введены дополнительные основания, при наличии которых запрет, ограничение и преимущество могут не применяться (например, в случае поставки товара по индивидуальному заказу на основании договора подряда, а также в случае, если поставка конкретного товара предусмотрена договором, по которому Университет выступает исполнителем)

🔜 предусмотрены особые правила для закупок, осуществляемых в рамках государственного оборонного заказа. В частности, установлен, по общему правилу, запрет на поставку любых товаров иностранного производства и оказание любых услуг иностранными лицами (при этом определены также конкретные случаи, в которых он может не применяться)

Со всеми изменениями в требования национального режима можно ознакомиться в новом гайде, подготовленном Отделом организационно-правового обеспечения прокьюремента

Предусмотренные гайдом формы служебных записок также доступны в редактируемом формате

🆘 Для получения консультации по вопросам применения национального режима можно обратиться в Офис закупок по электронной почте или через портал поддержки

✨Встречаемся в 1240!